Jakie wyzwania dla pracodawców niesie ze sobą Dyrektywa o Jawności Wynagrodzeń

W dniu 6 czerwca 2023 roku weszła w życie Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970 w sprawie wzmocnienia stosowania zasady równości wynagrodzeń dla mężczyzn i kobiet za taką samą pracę lub pracę o takiej samej wartości za pośrednictwem mechanizmów przejrzystości wynagrodzeń oraz mechanizmów egzekwowania. Termin wdrożenia Dyrektywy przez kraje członkowskie Unii Europejskiej, w tym Polskę, przypada 7 czerwca 2026 roku. Do uchwalenia szczegółowych regulacji w tym przedmiocie zostały zatem już tylko dwa lata. Jakie zmiany przyniesie implementacja Dyrektywy do polskiego porządku prawnego i jakie zadania będą stały wobec tego przed polskimi pracodawcami?

Likwidacja luki płacowej

Najważniejszym celem Dyrektywy wskazywanym przez unijnego Ustawodawcę jest wyeliminowanie luki płacowej w wynagrodzeniach kobiet i mężczyzn. W skali całej Unii Europejskiej luka płacowa utrzymuje się na poziomie ok. 13%[1] Dyrektywa ma, zgodnie z zamysłem, dawać narzędzia do pozyskiwania rzetelnych danych statystycznych o wielkości tej luki, a także zapewnić narzędzia do jej efektywnego zwalczania.

Ustawodawca unijny skonstatował, że negatywne skutki gospodarcze i społeczne spowodowane przez COVID-19 nieproporcjonalnie bardziej wpłynęły na warunki pracy i płacy kobiet. Zwrócił też uwagę, że płace w typowo sfeminizowanych zawodach są zwykle niższe niż w profesjach popularnych wśród mężczyzn. Również na kobietach spoczywa zwykle większość obowiązków domowych. Zamierzoną rolą Dyrektywy jest zapewnienie mechanizmów do ograniczenia tych negatywnych zjawisk społecznych.

Jakie są to zatem mechanizmy?

Zwiększenie jawności i przejrzystości wynagrodzeń

Jednym z zaproponowanych mechanizmów zwalczania luki płacowej zgodnie z Dyrektywą ma być zapewnienie większej jawności wynagrodzeń. Kryteria ustalania wysokości wynagrodzeń i ich progresji mają być jasno określone i powinny opierać się na obiektywnych kryteriach (nie mogą mieć dyskryminacyjnego charakteru).

W praktyce może to oznaczać obowiązek wprowadzenia jasnych siatek płacowych i widełek wynagrodzeń dla poszczególnych stanowisk lub grup stanowisk oraz jasnych zasad progresji wynagrodzeń. To samo dotyczyć będzie przyznawania premii i różnego rodzaju dodatków. Zgodnie bowiem z definicją zawartą w Dyrektywie, na „wynagrodzenie” składa się nie tylko pensja zasadnicza, ale również wszystkie inne składniki, także zmienne i niepieniężne.

Dla niektórych pracodawców może to oznaczać konieczność wprowadzenia większej transparentności systemów wynagrodzeń. To z kolei może się wiązać z obowiązkiem wyrównania ewentualnych różnic, które mogły powstać w toku działalności operacyjnej (i  potencjalnie zwiększeniem budżetu na wynagrodzenia). W praktyce bowiem wielu pracodawców wdrażając wewnętrzne regulacje płacowe odstępowało od uwzględniania w nich siatek płacowych, czy wysokości premii odsyłając w tym zakresie wyłącznie do indywidualnych umów o pracę. Pracownicy nie znali natomiast ram przyjętych dla poszczególnych stanowisk przez pracodawcę, co pogarszało ich pozycje negocjacyjną. Dyrektywa ma zakończyć tego rodzaju praktykę.

Ponadto, bez względu na treść wewnętrznych regulacji płacowych, pracownicy będą mogli zwracać się do pracodawcy o szczegółowe informacje dotyczące ich wynagrodzenia, a także o informacje statystyczne na temat średniego wynagrodzenia u pracodawcy, w podziale na płeć, w odniesieniu do tych samych stanowisk. Celem tej informacji ma być umożliwienie pracownikowi porównania, jak jego wynagrodzenie kształtuje się na tle innych pracowników z tej samej grupy zawodowej.

Warto przy tym podkreślić, że wysokość wynagrodzeń nie będzie rozpatrywana tylko w kontekście jednego pracodawcy. Jeśli w ramach grupy podmiotów obowiązują wspólne warunki płacowe (co często ma miejsce w przypadku grup globalnych), porównanie wynagrodzeń będzie mogło być dokonywane także z uwzględnieniem innych podmiotów z grupy.

Wysokość wynagrodzenia pracownika nie będzie mogła też objęta poufnością, co zdarzało się dotychczas.

Jawność wynagrodzeń w rekrutacji

Zasada jawności wynagrodzeń dotyczyć będzie nie tylko okresu zatrudnienia, ale także już samego procesu rekrutacji. Dyrektywa nakłada na pracodawców obowiązek informowania kandydatów do pracy o wysokości wynagrodzenia oferowanego po zatrudnieniu lub jego przedziale, aby kandydat mógł podjąć świadome i przejrzyste negocjacje w zakresie wysokości pensji. Obowiązek ten może zostać zrealizowany np. poprzez zamieszczanie tej informacji w ogłoszeniu rekrutacyjnym, czy przy rozmowie rekrutacyjnej.

Przyjęta forma informowania kandydatów o wysokości oferowanego wynagrodzenia może pociągać za sobą daleko idące konsekwencje praktyczne. Niejednokrotnie zewnętrznym kandydatom do pracy oferowane są korzystniejsze warunki płacowe niż pracownikom już zatrudnionym na analogicznych stanowiskach w ramach organizacji. Stanowi to element zachęty do zmiany pracy. W takim przypadku, jawność oferowanego kandydatom wynagrodzenia może skutkować presją płacową już zatrudnionych pracowników. Może wiązać się też ze wzrostem ich niezadowolenia. To z kolei może przekładać się na wzrost rotacji wśród personelu, zwłaszcza wysoko wykwalifikowanego. Tego rodzaju ryzyka powinny być uwzględniane przy planowaniu rekrutacji i kanałów informacyjnych w stosunku do kandydatów.

Jednocześnie, w Dyrektywie został wyraźnie przewidziany zakaz pozyskiwania od kandydatów informacji na temat wysokości ich dotychczasowego wynagrodzenia.

Raportowanie luki płacowej

Na pracodawców zostanie także nałożony obowiązek raportowania danych statystycznych dotyczących wypłacanych wynagrodzeń. Podlegające ujawnieniu dane będą obejmować różnice w wynagrodzeniu ze względu na płeć z rozbiciem na poszczególne składniki wynagrodzenia.

W pierwszej kolejności, tj. od 7 czerwca 2027 roku ten obowiązek obejmie pracodawców, zatrudniających od 150 pracowników. Od  7 czerwca 2031 roku obowiązek ten zostanie rozszerzony na pracodawców zatrudniających od 100 osób. Mniejsi pracodawcy mogą publikować tego rodzaju dane na zasadzie dobrowolności, chyba że polski ustawodawca nałoży na nich wprost taki obowiązek w przepisach implementujących Dyrektywę. Dyrektywa przewiduje bowiem wyraźną swobodę dla państw członkowskich w tym zakresie. Na potwierdzenie, czy z taką inicjatywą wyjdzie też polski Ustawodawca musimy jednak jeszcze poczekać.

Warto też pamiętać, że najwięksi pracodawcy zatrudniający co najmniej 250 osób będą zobowiązani do przygotowywania takich raportów co roku; mniejsze podmioty – co trzy lata.

Jeśli różnice w wynagrodzeniach nie będą uzasadnione obiektywnymi i neutralnymi pod względem płci czynnikami – pracodawcy będą zobowiązani do wprowadzenia środków zaradczych, mających na celu eliminację luki płacowej.

Sankcje dla pracodawców

Dyrektywa przewiduje możliwość sądowego dochodzenia przez pracowników (a także byłych pracowników) wyrównania wynagrodzenia (zarówno zasadniczego, jak i zmiennych składników), jeśli zostało ono zaniżone bez obiektywnych przyczyn, a także zadośćuczynienia za związane z tym szkody niematerialne. W takim przypadku to pracodawca będzie zobowiązany wykazać, że różnicując wynagrodzenia nie dyskryminował danego pracownika.

Pracownicy mają być uprawnieni do dochodzenia odszkodowania i zadośćuczynienia w pełnej wysokości. Rekompensaty z tego tytułu nie mogą być limitowane. Z kolei okres przedawnienia roszczeń pracowników ma być nie krótszy niż trzy lata, liczone co do zasady od dnia, w którym pracownik uzyska świadomość występowania nieuzasadnionych różnic w wynagrodzeniu.

Dyrektywa przewiduje także stosowanie sankcji karnych za nieuzasadnione różnicowanie wynagrodzeń, wśród możliwych kar wskazując wprost grzywnę. Szczegółowe zasady ustalania wysokości grzywny będą regulować przepisy krajowe. Ustawodawca unijny wyraźnie wskazał jednak, że te kary mają mieć efekt odstraszający.

Warto przy tym pamiętać, że odpowiedzialność karna i wykroczeniowa mają zasadniczo charakter osobisty. Oznacza to, że ewentualne grzywny nałożone będą np. na osoby zarządzające pracodawcą lub odpowiedzialne za obszar HR, nie na pracodawcę jako takiego.

***

Kierunek zmian w zakresie likwidacji luki płacowej ze względu na płeć został zarysowany. I choć na szczegółowe rozwiązania będziemy musieli jeszcze poczekać, warto zacząć przygotowania zawczasu i nie odkładać ich na ostatnią chwilę. Konieczne może być bowiem przednie przeprowadzenie audytu wynagrodzeń pod kątem występujących różnic oraz weryfikacja dokumentacji płacowej pod kątem jej transparentności, aby być dobrze przygotowanym do realizacji nowych obowiązków i ograniczyć ryzyko ewentualnej odpowiedzialności w razie identyfikacji różnic.