Ochrona sygnalistów coraz bliżej

Na początku października opublikowane zostały założenia do ustawy wdrażającej Dyrektywę Parlamentu Europejskiej i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii („Dyrektywa”). Sam projekt ustawy nie jest jeszcze dostępny, ale z założeń wyczytać można już kierunek, w jakim będzie zmierzał polski ustawodawca.

Na wdrożenie ochrony sygnalistów duzi pracodawcy (zatrudniający co najmniej 250 osób) mają czas do 17 grudnia. Warto zatem śledzić postępy prac legislacyjnych, aby dobrze przygotować się do wdrożenia projektowanych przepisów.

Zakres zgłoszeń

W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę, że polski ustawodawca zdecydował się na rozszerzenie katalogu naruszeń podlegających zgłoszeniu. Co prawda, zgodnie z treścią założeń, zgłoszeniu będą podlegały naruszenia prawa w obszarach wymienionych w Dyrektywie (tj. zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych, zapobiegania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego, bezpieczeństwa żywności i pasz, zdrowia i dobrostanu zwierząt, zdrowia publicznego, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych) jednak zakresem raportowania zostaną objęte nie tylko działania (lub zaniechania) stanowiące naruszenie przepisów prawa unijnego (jak wynika to z Dyrektywy), ale także prawa polskiego.

Dostępne kanały zgłoszeń

Analogiczne do Dyrektywy, polska legislacja przewidywać będzie trzy kanały zgłoszeń: wewnętrzny (zgłoszenie procedowane w ramach przedsiębiorstwa); zewnętrzny (zgłoszenie procedowane przez organy państwowe) i publiczny (ujawnienie naruszeń w mediach). Zasadniczo, niezależnie od trybu wybranego przez sygnalistę, będzie on podlegał ochronie (choć pewne ograniczenia dotyczyć będą zgłoszeń o charakterze publicznym).

Zgłoszenia wewnętrzne

Do wdrożenia wewnętrznych procedur zgłaszania naruszeń obowiązane będą docelowo podmioty publiczne, podmioty prywatne zatrudniające co najmniej 50 osób, a także instytucje finansowe, niezależnie od charakteru i liczby osób w nich zatrudnionych. Mniejsze podmioty będą mogły wdrożyć tego rodzaju rozwiązania na zasadzie dobrowolności.

Zakres treściowy wewnętrznych regulacji wynikać będzie z projektowanej ustawy, przy czym szczegółowe rozwiązania nie zostały jeszcze w opublikowanych założeniach dookreślone. Wynika z nich jedynie, że procedura powinna określać: komórki organizacyjne/podmioty odpowiedzialne za przyjmowanie i nadawanie biegu zgłoszeniom, sposoby zgłaszania naruszeń i potwierdzania ich przyjęcia, a także terminy realizowanych czynności. Nie wiadomo, ile swobody zostanie pozostawione przedsiębiorcom w zakresie rozwiązań „technicznych”, a na ile będą one „narzucone” przez samą ustawę.

Już teraz wiadomo jednak, że regulacje wewnętrzne w tym zakresie będą mieć charakter wewnątrzzakładowego prawa pracy w rozumieniu Kodeksu pracy i będą podlegały uzgodnieniu z organizacjami związkowymi działającymi u pracodawcy, a w razie braku związków zawodowych – z przedstawicielami pracowników.

Warto natomiast zwrócić uwagę, że obowiązek uzgodnienia procedury może oznaczać konieczność dojścia do porozumienia co do jej treści ze stroną pracowniczą. W razie braku konsensusu, konieczne będzie negocjowane treści dokumentu do skutku, chyba że sama ustawa wdrażająca Dyrektywę wyraźnie zastrzeże co innego.

Również nie bez znaczenia może być w tym przypadku kwestia liczebności reprezentacji pracowniczej, jeśli w firmie nie działają związki zawodowe. Treść założeń posługuje się w tym przypadku wyraźnie liczbą mnogą. W wielu firmach natomiast funkcjonuje jednoosobowa reprezentacja. Dla prawidłowości wdrożenia konieczne może być zatem dokooptowanie co najmniej jednej osoby.

Warto również zweryfikować zakres upoważnienie dla funkcjonującej w firmie reprezentacji załogi. Może się bowiem okazać, że uzgodnienie procedury ochrony sygnalistów wykracza zakresowo poza to upoważnienie.

Kanał zewnętrzny

Organem wytypowanym do przyjmowania i procedowania zgłoszeń od sygnalistów zgodnie z przyjętymi założeniami ma być Rzecznik Praw Obywatelskich. To do tego organu, nie Policji czy prokuratury powinny być w pierwszej kolejności kierowane zgłoszenia sygnalistów z pominięciem kanału wewnętrznego lub jeśli finał postepowania wewnętrznego okaże się niesatysfakcjonujący dla sygnalisty.

Kanał publiczny

Kanał wewnętrzny i zewnętrzny będą zasadniczo równoważne, tj. do zainicjowania procedury przed Rzecznikiem Praw Obywatelskich sygnalista zasadniczo nie będzie musiał wyczerpać ścieżki wewnętrznej. Inaczej będzie jednak w przypadku ujawnień publicznych. Osoba, która nie wykona w pierwszej kolejności zgłoszenia wewnętrznie lub zewnętrznie nie będzie korzystać z ochrony przewidzianej dla sygnalistów. Choć od tej zasady przewidziane będą także pewne wyjątki.

Sygnalista, czyli kto?

Założenie do ustawy szeroko określają katalog osób, które mogą uzyskać status sygnalisty. Będą to przede wszystkim osoby zatrudnione w spółce, niezależnie od podstawy prawnej tego zatrudnienia, czyli zarówno pracownicy, zleceniobiorcy, ale także osoby świadczące usługi w ramach działalności gospodarczej, wolontariusze, stażyści, czy praktykanci. Statusem sygnalisty mogą być objęte zarówno osoby zatrudnione w spółce, jak i osoby, których zatrudnienie już ustało, nawet znajdujące się w procesie rekrutacji, jeśli powzięły one informację na temat okoliczności podlegających zgłoszeniu.

Status sygnalisty może zostać także przyznany osobom zatrudnionym w podmiotach trzecich, z którymi przedsiębiorca utrzymuje relacje gospodarcze – u wykonawców, podwykonawców czy dostawców, a także członkom organów korporacyjnych spółki, jej wspólnikom i akcjonariuszom.

Zakres ochrony

Osoby, które uzyskają status sygnalisty nie będą mogły być szykanowane z tego tytułu, a ewentualne wypowiedzenie im stosunku prawnego będzie bezskuteczne. Ponadto w związku ze zgłoszeniem wyłączona zostanie możliwość dochodzenia odszkodowania od sygnalisty, dochodzenia roszczeń z tytułu naruszenia dóbr osobistych, czy wszczęcia w stosunku do takiej osoby postępowania dyscyplinarnego, itp.

Z kolei w razie rozwiązania umowy o pracę, sygnalista będzie uprawniony do dochodzenia odszkodowania, nie niższego niż obowiązujące w danym czasie minimalne wynagrodzenie za pracę.

Wszelkie postanowienia umowne ograniczające (bezpośrednio lub pośrednio) prawo do dokonania zgłoszenia będą natomiast uznawane za nieważne.

***

Do wdrożenia Dyrektywy zostały już jedynie dwa miesiące. Należy się zatem spodziewać, że projekt ustawy ją wdrażającej powinien niedługo zostać opublikowany. Biorąc pod uwagę ramy czasowe, warto już rozpocząć prace przygotowawcze wprowadzające lub dostosowujące obowiązujące regulacje wewnętrzne do nowych regulacji. Po uchwaleniu ustawy może już na to nie zostać dużo czasu.