Ochrona sygnalisty – co oznacza i z czym się wiąże dla przedsiębiorców

Projekt ustawy o ochronie sygnalistów jest już po pierwszym czytaniu w komisjach sejmowych. Termin przedstawienia sprawozdania został wyznaczony na 21 maja. Wizja uchwalenia ustawy urzeczywistnia się zatem coraz bardziej i warto zapoznać się z kluczowymi założeniami projektu, aby odpowiedzieć sobie na pytanie: na czym ma polegać ochrona sygnalistów i jaki może mieć wpływ na działalność przedsiębiorców?

Kim jest sygnalista?

Sygnalista to osoba, zwykle z wewnątrz danej organizacji, która, mając wiedzę na temat nieprawidłowości w działalności operacyjnej danego podmiotu lub jego poszczególnych komórek, decyduje się to zgłosić. Może tu chodzić o działania stanowiące naruszenie prawa, np. praktyki wymierzone w konsumentów – słabszą stronę obrotu gospodarczego, czy stanowiące zagrożenie dla środowiska. Mogą być one jednak wymierzone w interes samego przedsiębiorcy, np. polegać na kradzieży mienia przedsiębiorcy przez jego pracowników lub kontrahentów.

Pojęcie sygnalisty często w odbiorze społecznym ma negatywne konotacje i bywa kojarzone z donosicielem. Należy jednak zwrócić uwagę, że w koncepcji zgłaszania nieprawidłowości nie chodzi wyłącznie o informowanie organów ścigania. Z perspektywy regulacji unijnej, a także projektu polskiej ustawy, równie istotna jest wewnątrzorganizacyjna ścieżka wyjaśniania nieprawidłowości występujących w ramach działalności operacyjnej przedsiębiorcy.

Występujące wewnątrz danej organizacji nieprawidłowości zwykle są trudne do wykrycia. Niejednokrotnie bez informacji pochodzącej od sygnalisty wykrycie i wyjaśnienie tego rodzaju praktyk mogłoby okazać się niemożliwe lub bardzo czasochłonne.

Jako że często sygnalista jest osobą pojedynczo występującą przeciwko całej sprawnie funkcjonującej machinie, prawodawca unijny uznał, że zapewnienie sygnaliście ochrony przed działaniami odwetowymi jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania tej instytucji. Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii ma na celu z jednej strony zinstytucjonalizowanie zgłaszania naruszeń dotyczących najważniejszych obszarów prawa; z drugiej strony, zapewnić skuteczną ochronę osobom zgłaszającym te nieprawidłowości, aby zachęcić je do informowania o zauważonych praktykach, które mają negatywny wpływ na funkcjonowanie organizacji lub skutkujących łamaniem prawa.

Zakres ochrony sygnalisty

Ochrona sygnalisty oznacza zakaz podejmowania wobec niego działań odwetowych, prób takich działań, czy nawet kierowania w stosunku do sygnalisty gróźb podjęcia tego rodzaju kroków. Proponowana definicja działań odwetowych, zgodnie z wytycznymi wynikającymi w tym zakresie z Dyrektywy, jest bardzo szeroka. Za działanie odwetowe może być uznane każde bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, wymierzone w sygnalistę, spowodowane dokonaniem przez niego zgłoszenia, które narusza lub może naruszać prawa sygnalisty lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę.

Za działanie odwetowe może zostać uznane np.:

• odmowa nawiązania lub rozwiązanie stosunku pracy
• pominięcie przy awansowaniu
• negatywna ocena wyników pracy
• obniżenie wynagrodzenia, czy
• pominięcie w typowaniu do udziału w szkoleniach, a nawet
• wykluczenie z konkretnego zespołu czy projektu.

Jak widać z powyższych przykładów, z perspektywy projektu ustawy o ochronie sygnalistów działania odwetowe mogą dotyczyć różnych aspektów zatrudnienia. Co więcej, pamiętać należy, że wskazany w projekcie katalog zachowań uznawanych za odwetowe jest otwarty. W praktyce zatem może okazać się, że także niewymienione w ustawie o ochronie sygnalistów działania przełożonych mogą zostać uznane za szykanujące sygnalistę z uwagi na zgłoszone przez niego nieprawidłowości.

Co do zasady polski Ustawodawca nie przewidział szczególnego trybu dochodzenia roszczeń przez sygnalistów. W tym zakresie zastosowanie znajdą właściwe przepisy kodeksu pracy. Przykładowo, jeśli sygnaliście wypowiedziano umowę o pracę, swoich roszczeń będzie on mógł dochodzić w drodze odwołania od wypowiedzenia na zasadach przewidzianych w tym zakresie dla wszystkich pracowników.

Jedyną, acz istotną, różnicą będzie przerzucenie na pracodawcę ciężaru dowodu wykazania, że kroki organizacyjne podjęte wobec sygnalisty nie miały charakteru odwetowego. W „zwykłym” przypadku odwołania się pracownika od wypowiedzenia, pracodawca musi wykazać prawdziwość przyczyn wypowiedzenia. Ciężar dowodu spoczywa na pracowniku tylko w zakresie, w jakim twierdzi, że prawdziwa przyczyna wypowiedzenia była inna niż wskazana we wręczonym mu dokumencie. W postępowaniach prowadzonych z inicjatywy sygnalisty cały ciężar dowodu spoczywać będzie na pracodawcy – pracodawca będzie musiał wykazać nie tylko to, że przyczyna wypowiedzenia jest prawdziwa ale również i to, że nie stanowi działania odwetowego.

Dlatego tak istotne jest przygotowanie organizacyjne przedsiębiorców. Procesy rozpatrywania zgłoszeń nieprawidłowości powinny być na tyle szczelne, żeby móc wykazać, że wszelkie decyzje organizacyjne w stosunku do sygnalistów podejmowane były w oderwaniu od tych zgłoszeń. Celowe może być w tym przypadku wyodrębnienie organizacyjne komórek rozpatrujących zgłoszenia lub wydzielenie tych procesów poza organizację.

Uszczelnione powinny zostać także wszelkie procesy HRowe związane np. z oceną pracowników, awansowaniem czy typowaniem pracowników do udziału w szkoleniach. Przy czym uszczelnienie procesu powinno polegać nie tylko na prawidłowym zaplanowaniu tego procesu, ale także rzetelnym przestrzeganiu go w praktyce. Codzienna praktyka w tym zakresie często nie odzwierciedla obrazu wynikającego z przyjętych w organizacji procedur. Tytułem przykładu można wskazać zawyżane oceny pracowników, które niejednokrotnie nie odzwierciedlają oceny ich faktycznych kompetencji, czy zaangażowania. Takie postępowanie może utrudnić w przyszłości ewentualne dowodzenie, że kroki organizacyjne podjęte w stosunku do sygnalisty miały charakter obiektywny, a nie były wymierzone w sygnalistę ze względu na jego rolę w toczącym się postepowaniu wyjaśniającym.

Dodatkowo, za doznane działania odwetowe sygnalista będzie mieć prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia za doznaną krzywdę. W obecnej wersji projektu ustawy kwota minimalnego odszkodowania została określona jako jednokrotność średniego wynagrodzenia. Jest to nieco więcej niż w przypadku „zwykłej” dyskryminacji pracowników czy mobbingu, gdzie minimalne odszkodowanie wynosi jednokrotność minimalnego wynagrodzenia. Wydaje się to być niespójne z dotychczas obowiązującymi regulacjami.

Warto śledzić losy projektu w tym zakresie. Pierwotnie bowiem poziom minimalnego odszkodowania zaproponowany przez Ustawodawcę miał stanowić równowartość dwunastokrotności średniego wynagrodzenia. Można się zatem spodziewać, że w toku prac nad projektem kwota ta może jeszcze ewoluować.

Kto będzie objęty ochroną?

Ochrona sygnalistów rozpoczyna się już od chwili dokonania przez nich zgłoszenia. Z tym momentem sygnalista zyskuje pełną gwarancję ochrony przewidzianą przez ustawę. Nie jest ona jednak przyznawana bezwarunkowo. Sygnalista w chwili dokonywania zgłoszenia musi mieć uzasadnione podstawy sądzić, że przekazuje informacje o naruszeniu prawa, a przekazywana informacja jest prawdziwa. Jeśli tak nie jest, np. „sygnalista” dokonuje zgłoszenia w złej wierze tylko po to, by uzyskać ochronę przed spodziewanym wypowiedzeniem, takiej ochrony nie nabędzie.

Regulacje dotyczące ochrony pracowników będzie się stosować odpowiednio także do osób zatrudnionych w podobnym charakterze na podstawie umów cywilnoprawnych (także w ramach indywidualnej działalności gospodarczej). Ochroną objęte będą również osoby pomagające sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązane z sygnalistą, a nawet osoby prawne lub inne jednostki organizacyjne pomagające sygnaliście lub z nim powiązane, w szczególności jeśli stanowią własność sygnalisty lub go zatrudniają.

Tak szerokie ujęcie zakresu ochrony wynika z minimalnych gwarancji wynikłych z Dyrektywy. Może jednak pociągać za sobą daleko idące konsekwencje praktyczne. Dlatego tak istotne będzie właściwe przygotowanie organizacyjne przedsiębiorców do wdrożenia nowych rozwiązań.