Dalsze losy pracy zdalnej

Poniższy artykuł nawiązuje do naszej poprzedniej publikacji: Praca zdalna – wyzwania i praktyczne rozwiązania, z którą możecie Państwo zapoznać się tutaj. 

Praca zdalna, dotychczas dopuszczana przez pracodawców raczej na zasadzie wyjątku, w okresie panującej epidemii zyskała na znaczeniu. Przepisy Tarczy antykryzysowej uregulowały jej świadczenie ad hoc, przyznając pracodawcom możliwość jednostronnego polecenia świadczenia pracy zdalnie wyłącznie w celu przeciwdziałania COVID-19. Obecnie praca zdalna może być wykonywana przez czas oznaczony, w okresie stanu epidemii albo zagrożenia epidemicznego i przez kolejne trzy miesiące po ich odwołaniu. Zapowiada się jednak, że instytucja home office na stałe – nomen omen – zadomowi się w polskim porządku prawnym.

W naszym artykule pt. „Praca zdalna – wyzwania i praktyczne rozwiązania” wspominaliśmy o zapowiadanym w miesiącach wakacyjnych uregulowaniu pracy zdalnej w Kodeksie pracy. Chociaż projekt aktu prawnego w tym zakresie nie został jeszcze ciągle formalnie opublikowany i nadal trwają nad nim prace, pojawiły się już doniesienia o rozwiązaniach, jakie mogą być w przyszłości zastosowane.

Definicja pracy zdalnej

Zgodnie z zapowiedziami, praca zdalna będzie mogła być wykonywana całkowicie lub częściowo poza siedzibą pracodawcy lub poza innym stałym miejscem świadczenia pracy, określonym w umowie o pracę lub wskazanym przez pracodawcę. Przy czym, jeżeli nowelizacja wejdzie w życie w zapowiadanym kształcie, stosowane w praktyce określenie home office niekoniecznie będzie adekwatne. Zdalne świadczenie pracy ma być bowiem możliwe także z innego miejsca, niż miejsce zamieszkania pracownika.

Praca zdalna ma w szczególności odbywać się z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale nie jest wykluczone świadczenie jej w trybie offline.

Oznacza to, że zasadniczo kodeksową definicją pracy zdalnej objęte będą zarówno przypadki rozumiane dotychczas jako praca zdalna, czyli doraźne (ad hoc) wykonywanie pracy poza zakładem pracy, ale także przypadki uregulowanej obecnie telepracy. Cały rozdział Kodeksu pracy dotyczący telepracy przeznaczony ma być do usunięcia. Jednocześnie, planowane jest przeniesienie na grunt pracy zdalnej wielu rozwiązań przyjętych dotychczas na gruncie telepracy. Jednak, zastąpienie jednego rozwiązania drugim nasuwa pytania o aktualność wewnątrzzakładowych regulaminów telepracy czy konieczność zmiany reżimu świadczenia pracy przez telepracowników.

Inicjatywa wdrożenia pracy zdalnej

Projekt regulacji ma przewidywać analogiczne uprawnienia dla obu stron stosunku pracy w zakresie inicjowania pracy zdalnej. To dobra wiadomość dla pracowników. Przypomnijmy, że wykształcona dotychczas praktyka oparta była na stosowaniu pracy zdalnej z inicjatywy pracownika. Jednocześnie obowiązująca aktualnie regulacja pracy zdalnej w Tarczy antykryzysowej wyposażyła wyłącznie pracodawcę w możliwość wydania pracownikowi wiążącego polecenia pracy zdalnej. Jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami wykonywania pracy zdalnie w dobie epidemii koronawirusa.

Rozwiązanie antykryzysowe może zostać także uwzględnione w przygotowywanej właśnie nowelizacji Kodeksu pracy. Regulacja kodeksowa ma bowiem dopuszczać jednostronne powierzenie pracy zdalnej przez pracodawcę. Będzie się to jednak mogło zadziać tylko w określonych sytuacjach: po pierwsze, gdy wprowadzony zostanie stan nadzwyczajny lub stan epidemii, a po drugie, jeżeli będzie to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy.

Kiedy i jak wdrożyć pracę zdalną?

Podobnie jak ma to miejsce obecnie w przypadku telepracy, uzgodnienie możliwości świadczenia pracy w trybie home office ma następować przy zawieraniu umowy o pracę lub już w trakcie zatrudnienia.

Również zasady zdalnego wykonywania obowiązków, jak w przypadku telepracy, mają być określane w porozumieniu między pracodawcą i zakładową organizacją związkową lub organizacjami reprezentatywnymi, a w razie ich braku – w regulaminie skonsultowanym z przedstawicielami pracowników. Brak takiego porozumienia lub regulaminu nie będzie jednak wykluczał możliwości pracy zdalnej – w takim przypadku zasady jej wykonywania mają być zawarte w poleceniu pracodawcy albo dwustronnym porozumieniu z pracownikiem, z uwzględnieniem uzasadnionych potrzeb pracownika.

Co gdy praca zdalna się nie sprawdza?

Raz uzgodniona praca zdalna nie musi, zgodnie z zapowiedziami, obowiązywać przez cały okres zatrudnienia. Strony stosunku pracy w terminie trzech miesięcy od dnia podjęcia pracy zdalnej mają być uprawnione do wystąpienia z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy w tym trybie i przywrócenia poprzednich warunków wykonywania pracy. Po upływie tego terminu, przywrócenie poprzednich warunków pracy ma być możliwe jedynie w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Narzędzia pracy i zasady BHP

Regulacja ma zakładać też przerzucenie ciężaru odpowiedzialności w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy na pracownika. Planowane jest wprowadzenie obowiązku uzyskania oświadczenia pracownika w przedmiocie spełniania warunków (w szczególności lokalowych) do wykonywania pracy zdalnej przed jej rozpoczęciem. Przepisy mają także przyznawać pracodawcy uprawnienie do kontroli wykonywania pracy w miejscu jej świadczenia, za uprzednią zgodą pracownika i z poszanowaniem jego prywatności.

Ponadto, zgodnie z dyskutowaną propozycją, pracodawca powierzający pracę zdalną będzie obowiązany do: (i) dostarczenia materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, (ii) pokrycia kosztów instalacji i eksploatacji tych narzędzi oraz (iii) zapewnienia pomocy technicznej i szkoleń w zakresie ich obsługi. Przy czym, jeżeli pracownik będzie korzystał z własnego sprzętu lub materiałów, będzie przysługiwał mu ekwiwalent pieniężny za ich eksploatację. Zasady ustalania ekwiwalentu powinny być uregulowane w porozumieniu/regulaminie pracy zdalnej.

Ocena projektu

Kierunek, w jakim zmierza projekt nowelizacji Kodeksu pracy w zakresie pracy zdalnej, jest oceniany pozytywnie zarówno przez organizacje reprezentujące prawa pracowników, jak i pracodawców. Koncepcja regulacji pracy zdalnej silnie wspiera uelastycznienie sposobu wykonywania pracy, co niewątpliwie jest ogólnoświatowym trendem.

Z drugiej strony nie sposób nie dostrzec podobieństw to dotychczasowej regulacji telepracy i powielenia jej braków. W tym kontekście wskazywany jest przede wszystkim brak rozwiązań dotyczących czasu pracy, rozbieżność z regulacjami dotyczącymi monitoringu pracowniczego czy nieuwzględnienie nowych technologii, które (zważywszy na poważne ryzyko wycieku danych pracodawcy podczas zdalnego świadczenia pracy) mogą okazać się kluczowe dla zabezpieczenia jego sytuacji.

Jednocześnie, w związku z rekonstrukcją rządu, kontynuacja prac nad regulacją dotyczącą pracy zdalnej ma odbywać się już pod egidą Ministerstwa Rozwoju, Pracy i Technologii. Planuje się, żeby nowe regulacje dotyczące pracy zdalnej obowiązywały od marca 2021 r. Na razie jednak formalnie nie opublikowano projektu aktu prawnego. Pojawiły się również pogłoski o rewizji dotychczasowych propozycji. Warto zatem trzymać rękę na pulsie, aby być przygotowanym na planowane rozwiązania. W szczególności, że znaczący wzrost liczby zachorowań na COVID-19 w ostatnim czasie zapewne spowoduje, że praca zdalna zostanie z nami na dłużej.