Praca zdalna. Jakie zmiany mogą przynieść projektowane regulacje?

Globalna epidemia COVID-19 spowodowała geometryczny przyrost praktycznego znaczenia pracy zdalnej. W Polsce, gdzie jeszcze rok temu wielu pracodawców dość ostrożnie podchodziło do dopuszczania zdalnego wykonywania pracy, z dnia na dzień stała się ona sposobem na zapewnienie ciągłości biznesu i często perspektywą na długoterminowe obniżenie kosztów działalności. Praca zdalna niesie jednak ze sobą szereg wyzwań prawnych i organizacyjnych, na które należy zwrócić uwagę.

Aktualne regulacje

Dotychczas w polskim prawie pracy brak jest kompleksowej regulacji pracy zdalnej. Przez wiele lat przepisy Kodeksu pracy dopuszczały jedynie pracę zdalną w formie telepracy, rozumianej jako regularna i stała praca poza siedzibą firmy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Dyskusyjne jest jednak, czy telepraca może być stosowana w sytuacji, gdy pracownicy łączą pracę zdalną z pracą w biurze.

Taka regulacja ograniczała zakres zadań, które mogły być wykonywane zdalnie. Ustawa milczała na temat pracy wykonywanej zdalnie w trybie „offline”, bez użycia środków komunikacji elektronicznej oraz incydentalnych przypadków tzw. home office. Natomiast największe znaczenie praktyczne miał właśnie ten ostatni przypadek. Dlatego do czasu pandemii COVID-19 praca zdalna była raczej zjawiskiem faktycznym niż prawnym, odpowiadającym na potrzebę pracowników większej elastyczności w sposobie świadczenia pracy.

Praca zdalna na szerszą skalę została wprowadzona do regulacji ustawowych w Polsce dopiero w 2020 r. na mocy tymczasowych przepisów antykryzysowych w związku szerzeniem się epidemii COVID-19. Na tej podstawie praca zdalna mogła być wykonywana na polecenie pracodawcy, ale tylko: (i) w celu przeciwdziałania COVID-19; oraz (ii) na czas określony, obecnie ograniczony do czasu trwania epidemii i kolejnych trzech miesięcy po odwołaniu stanu epidemii (lub stanu zagrożenia epidemicznego).

Tymczasowe przepisy wprowadzone w związku z przeciwdziałaniem COVID-19 nie regulują kwestii wprowadzenia pracy zdalnej na wniosek pracownika. W związku z tym do chwili obecnej brak jakiejkolwiek regulacji w tym zakresie.

Jest to jednak tylko rozwiązanie tymczasowe, które zostanie uchylone po ogłoszeniu zwalczenia epidemii COVID-19 w Polsce.

W odpowiedzi na wyraźną potrzebę rynku, polski ustawodawca rozpoczął prace nad bardziej kompleksowym i trwałym uregulowaniem pracy zdalnej. Niedawno został ostatecznie opublikowany projekt ustawy w tym zakresie. Zgodnie z nim, obecne przepisy umożliwiające pracownikom pracę zdalnie zostaną zastąpione nowymi rozwiązaniami w trzy miesiące po ogłoszeniu w Polsce końca epidemii COVID-19.

W niniejszym artykule opisujemy przewidziane przez ustawodawcę modele pracy zdalnej.

Likwidacja telepracy

Projekt ustawy przewiduje, że firmy i pracownicy będą mogli porozumieć się co do wykonywania pracy w całości lub w części poza siedzibą firmy. Korzystanie z elektronicznych środków komunikacji nie będzie już do tego konieczne. W związku z tym więcej zadań będzie można wykonywać w sposób zdalny.

Oznacza to również, że uchylone zostaną przepisy regulujące obecnie telepracę. Zgodnie z projektem ustawy firmy stosujące tę formę zatrudnienia będą miały sześć miesięcy na dostosowanie wewnętrznych regulacji i umów o pracę zawieranych z telepracownikami do nowych rozwiązań.

Przy czym część z planowanych rozwiązań powiela te stosowane już w obecnym stanie prawnym. Przykładowo, telepraca jest wykonywana na podstawie porozumienia między firmą a pracownikiem i może być wprowadzona na początku zatrudnienia – w umowie o pracę, ale także później. Pracownicy zostali również wyposażeni w prawo do złożenia wniosku o zatrudnienie w formie telepracy. W przypadku wniosku pracownika znajdującego się w trudnej sytuacji życiowej (np. opieka nad niepełnosprawnym dzieckiem) pracodawca ma obowiązek wyrazić zgodę, o ile jest to możliwe. Ten sam mechanizm zostanie najprawdopodobniej zachowany w odniesieniu do pracy zdalnej. Z jednej strony sprzyja to zatrudnianiu osób, których obowiązki pozazawodowe mogą wymagać większej elastyczności zatrudnienia. Z drugiej jednak strony, ostateczna decyzja odnośnie do uelastycznienia zasad świadczenia pracy należy do pracodawcy.

„Awaryjna” praca zdalna wprowadzona jako stały mechanizm

Dodatkowo, w razie wystąpienia w przyszłości różnego rodzaju nadzwyczajnych okoliczności, ustawodawca zdecydował się na włączenie przetestowanych na gruncie COVID-19 rozwiązań „awaryjnych” do docelowej regulacji. Dzięki temu pracodawcy będą mogli jednostronnie polecić pracownikom pracę zdalną w przypadku ogłoszenia w przyszłości stanu wyjątkowego lub stanu epidemii. Nie będzie zatem konieczności wyposażać ich dodatkowo w takie uprawnienie w razie ziszczenia się czarnego scenariusza, jak to miało miejsce w przypadku początków epidemii COVID-19 w Polsce na wiosnę 2020 roku.

Pracodawcy będą mogli również korzystać z podobnego rozwiązania za każdym razem, gdy będzie to konieczne do zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Może to dotyczyć w szczególności pożaru w miejscu pracy lub podobnych sytuacji, o ile dana rola może być wykonywana zdalnie. Polecenie to będzie jednak wykonalne tylko wtedy, gdy pracownik ma warunki techniczne i mieszkaniowe do wykonywania pracy w ten sposób. W przeciwnym razie firma będzie musiała albo zorganizować pracownikowi alternatywne stanowisko pracy, albo zastosować wobec niego przestój. Mechanizm ten jest zresztą podobny do tego, który jest przewidziany w tymczasowych rozwiązaniach „covidowych”.

Projekt ustawy nie pozwala pracodawcy na polecenie pracownikom wykonywania pracy zdalnie, gdy nie występują sytuacje „awaryjne”. W takim przypadku zawsze wymagane będzie uzyskanie zgody pracownika.

Incydentalny home office

Ponadto, pracownicy będą mogli wnioskować o doraźny home office. Jednak w takim przypadku łączna liczba dni pracy zdalnej będzie ograniczona do 12 w roku kalendarzowym. Firmy będą zobowiązane do wyrażenia na to zgody, o ile jest to możliwe. W projekcie ustawy nie przewidziano uzgodnień stron ani wcześniejszego zaplanowania dni home office. Może to rodzić obawy, że w praktyce pracodawcy mogą nie mieć skutecznych mechanizmów sprzeciwu wobec decyzji pracowników o pracy zdalnej w danym dniu.

Zaprzestanie zdalnego świadczenia pracy

W ciągu pierwszych trzech miesięcy pracy zdalnej, każda ze stron będzie mogła złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie stosowania tego rozwiązania. Żądanie takie nie będzie jednak skuteczne natychmiast. Strony będą musiały uzgodnić termin powrotu do pracy stacjonarnej (nie dłuższy jednak niż 30 dni).

Po upływie pierwszych trzech miesięcy taki wniosek pracownika nie będzie już wiążący dla pracodawcy, ale w miarę możliwości powinien zostać uwzględniony. Jeśli natomiast pracodawca zainicjuje zmianę po upływie pierwszych trzech miesięcy, będzie musiał uzyskać zgodę pracownika w drodze aneksu do umowy o pracę lub w drodze wypowiedzenia zmieniającego.

Podobny mechanizm został wprowadzony w przypadku telepracy. Kontynuacja tego rozwiązania wydaje się być uzasadniona. Daje ono stronom możliwość "przetestowania" funkcjonowania pracy zdalnej i wycofania się z niej, jeśli się nie sprawdza. Z drugiej strony zapewnia większą trwałość i pewność w przypadku funkcjonujących już modeli.

***

W kolejnym opracowaniu skupimy się na szczególnych rozwiązaniach przewidzianych przez ustawodawcę w zakresie stosowania pracy zdalnej, w szczególności dotyczących kontroli wykonywania pracy w warunkach zdalnych, obowiązków pracodawcy w zakresie BHP, czy dodatkowych kosztów, jakie pracodawca będzie zobowiązany ponosić w związku z pracą zdalną.