Praca zdalna. Jakie zmiany mogą przynieść projektowane regulacje? Część druga

Na fali tymczasowych regulacji dotyczących dopuszczalności stosowania pracy zdalnej, wprowadzanych w związku z pandemią COVID-19, polski ustawodawca rozpoczął prace nad bardziej kompleksowym i trwałym uregulowaniem tego zagadnienia. Niedawno został ostatecznie opublikowany projekt ustawy w tym zakresie. Zgodnie z tym projektem, obecne przepisy umożliwiające pracownikom świadczenie pracy na odległość zostaną zastąpione nowymi rozwiązaniami. Wejście w życie nowych rozwiązań skorelowane ma być z zakończeniem konieczności stosowania rozwiązań pandemicznych. Znowelizowane przepisy mają bowiem zacząć obowiązywać trzy miesiące po ogłoszeniu w Polsce końca stanu epidemii i zagrożenia epidemicznego COVID-19.

W naszym poprzednim opracowaniu skupiliśmy się na ogólnych kwestiach proponowanych regulacji, w szczególności rodzajach pracy zdalnej i sposobie jej wprowadzania. Tym razem omówimy proponowane rozwiązania w zakresie bardziej szczegółowych aspektów tego modelu świadczenia pracy.

Miejsce wykonywania pracy zdalnej uzależnione od wyraźnej zgody pracodawcy

Obecnie obowiązujące tymczasowe rozwiązania wprowadzone w związku z COVID-19 nie regulowały zasad ustalania przez strony stosunku pracy miejsca wykonywania pracy zdalnej. Pracodawcy mieli w związku z tym na tym tle wątpliwości, czy w ogólne mają podstawę prawną do pytania pracowników o miejsce świadczenia pracy.

Stan niepewności wynikający z braku regulacji był poddawany szerokiej krytyce. Miejsce wykonywania pracy może mieć bowiem praktyczne przełożenie na obowiązki czy ryzyko pracodawcy, np. w zakresie wycieku danych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. W praktyce zdarzało się również, że korzystając ze zdalnego zatrudnienia w czasie pandemii, pracownicy decydowali się na wykonywanie obowiązków spoza terytorium Polski, nie informując o tym pracodawcy. Pracownicy nie byli przy tym świadomi, że świadczenie pracy zagranicą mogło przełożyć się na obowiązki o charakterze imigracyjnym w kraju świadczenia pracy, czy na status podatkowy i składkowy ich wynagrodzenia.

Projekt nowelizacji zasadniczo rozstrzyga te kwestie. Zgodnie z nim pracownik nie będzie mógł już swobodnie decydować o miejscu wykonywania pracy w warunkach zdalnych. Pracodawca nie tylko będzie mógł żądać podania przez pracowników informacji w tym zakresie, a wręcz miejsce wykonywania obowiązków będzie podlegało jego akceptacji. Pozwoli to ograniczyć ekspozycję firmy na ryzyka wynikające z samowolnych decyzji pracownika. Doregulowanie tej kwestii jest z pewnością krokiem w dobrym kierunku.

Materiały i narzędzia

Podobnie jak w przypadku tymczasowych rozwiązań COVIDowych, zgodnie z projektem nowelizacji, co do zasady, to firma będzie zobowiązana zapewnić pracownikowi zdalnemu wszelkie narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy.

Pracownik będzie mógł też korzystać z prywatnego sprzętu, jeśli nie zostanie wyposażony w narzędzia służbowe. Przy czym w przeciwieństwie do obowiązujących ciągle rozwiązań COVIDowych, ustawodawca nie zdecydował się na ustawowe uregulowanie wytycznych, w jakich warunkach będzie to możliwe. Zasady wykorzystywania przez tego pracownika materiałów i narzędzi prywatnych powinny być natomiast przedmiotem regulacji wewnętrznej pracodawcy.

Projektowane rozwiązania regulują też obszar, który był pominięty w przepisach COVIDowych, co często wskazywane było jako luka w tej regulacji. Z propozycji nowelizacji wynika wprost, że firma będzie zobowiązana pokryć pracownikowi zdalnemu koszty wynikające z używania i utrzymywania służbowych narzędzi i materiałów (koszty energii elektrycznej, dostępu do internetu oraz inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy w sposób zdalny). Natomiast, jeśli pracodawca takich narzędzi czy materiałów nie dostarczy, będzie zobowiązany do wypłacania pracownikom dodatkowego ekwiwalentu pieniężnego, mającego na celu zrekompensowanie pracownikowi korzystania z urządzeń i materiałów prywatnych. W celu uproszczenia miesięcznych rozliczeń, zwrot kosztów i ekwiwalent będą mogły być zastąpione stałym ryczałtem uzgodnionym przez strony.

Należy jednak pamiętać, że projektowane przepisy nie określają sposobu ustalania wysokości ekwiwalentu czy ryczałtu. Ustalenie tych zasad zostało scedowane na pracodawców. To samo dotyczy wskazania innych (niewymienionych wprost w projekcie) dodatkowych kosztów, które zdecyduje się pokrywać pracodawca. Szczegółowo powinny to regulować wewnętrzne przepisy wprowadzone w tym zakresie w zakładzie pracy.

Kontrola wykonywania pracy

Dużym problemem dla pracodawców w związku z pracą zdalną jest kwestia jej efektywności i możliwości kontrolowania pracowników zdalnych. Na początku pandemii, pracodawcy mogli zauważyć wzrost efektywności pracowników. Jednak w dłuższej perspektywie brak bezpośredniego, codziennego nadzoru i poczucie bycia niewidocznym może powodować spadek motywacji pracowników, tym bardziej, że pracy zdalnej często towarzyszy wiele czynników rozpraszających.

W projekcie nowelizacji wyraźnie przewidziano uprawnienie pracodawcy do kontrolowania wykonywania pracy zdalnej w miejscu jej wykonywania. Podobnie jak w przypadku zwrotu kosztów, szczegółowe zasady w tym zakresie powinny wynikać z wewnętrznych regulacji pracodawcy. Z tym jednak zastrzeżeniem, że ustawodawca stawia wyraźny wymóg, aby kontrola odbywała się w godzinach pracy pracownika zdalnego. Kontrola nie będzie mogła również naruszać prawa do prywatności pracownika ani innych osób. Nie będzie mogła również utrudniać korzystania domownikom z pomieszczeń. W powyższym zakresie przewidziane w projekcie nowelizacji rozwiązania są zasadniczo zbieżne z dotychczasowymi, obowiązującymi w zakresie telepracy.

Poza kontrolą przeprowadzaną fizycznie w zdalnym miejscu pracy pracownika, jednym ze sposobów kontroli może być wprowadzenie na szerszą skalę monitoringu poczty elektronicznej czy czasu spędzanego przed komputerem i odwiedzanych przez pracowników stron internetowych. Należy jednak pamiętać, że każda forma monitoringu stanowi ingerencję w prywatność pracowników. Dlatego wdrożenie monitoringu powinno być poprzedzone analizą adekwatności planowanego rozwiązania. Istotne jest również spełnienie w tym zakresie wymogów formalnych nakreślonych w Kodeksie pracy, wymagających wprowadzenia odpowiednich zapisów w regulaminie pracy oraz poinformowania pracowników o prowadzonym monitoringu. Uregulowanie zasad monitoringu pracowników zdalnych w regulaminie pracy zdalnej może okazać się niewystarczające. Propozycja nowelizacji nie formułuje w tym zakresie żadnych wyjątków w stosunku do przepisów ogólnych.

Bezpieczeństwo i higiena pracy zdalnej

Projekt nowelizacji ogranicza obowiązki zakładu pracy związane z bezpieczeństwem i higieną pracy. Wynika to z faktu, że realizacja ich w pełnym zakresie mogłaby napotkać trudności, zwłaszcza w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę w domu. Dlatego też, podobnie jak w przypadku telepracy, projekt ustawy przenosi część obowiązków związanych z organizacją stanowiska pracy na pracowników.

Z drugiej jednak strony, projekt nowelizacji kładzie nacisk na obowiązki edukacyjne firmy wobec pracowników zdalnych w zakresie bhp. Ma to na celu danie pracownikom podstaw do samodzielnej oceny warunków pracy z tej perspektywy. Dlatego w szczególności w stosunku do pracowników zdalnych wyłączone ma być stosowanie przepisów Kodeksu pracy zwalniających z obowiązku przeprowadzania szkoleń okresowych.

Zdalne świadczenie pracy nie będzie mieć jednak wpływu na obowiązki pracodawcy w zakresie ustalenia przyczyn ewentualnych wypadków, które mogą mieć miejsce przy zdalnym świadczeniu pracy. Postępowanie w sprawie ustalenia okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy co do zasady powinno być przeprowadzone na zwykłych zasadach. W celu uniknięcia wątpliwości, czy komisja powypadkowa jest uprawniona do prowadzenia postępowania wyjaśniającego w domu pracownika, w projekcie ustawy wyraźnie wskazano, że zawiadomienie o wypadku przy pracy będzie traktowane jako dorozumiana zgoda pracownika w tym zakresie.

Takie rozwiązanie należy zdecydowanie ocenić pozytywnie. Podobnego przepisu brakowało w dotychczasowej regulacji w zakresie telepracy, co było podnoszone przez pracodawców jako utrudniające im przeprowadzanie postepowań wyjaśniających. Pracownicy pracujący na odległość zwykle wykonują bowiem swoje obowiązki z miejsca zamieszkania. W praktyce zdarzały się natomiast przypadki, że pracownicy odmawiali wpuszczenia komisji powypadkowej do domu. Trudno było zatem pracodawcom pogodzić realizację ustawowych obowiązków w tym zakresie z prawem do prywatności do pracownika.

Ochrona informacji poufnych firmy

Należy pamiętać, że praca zdalna wiąże się ze zwiększonym ryzykiem wycieku poufnych informacji, szczególnie w sytuacji, gdy pracownicy podczas wykonywania swoich obowiązków korzystają z nieodpowiednio zabezpieczonych sieci WIFI lub w miejscach, gdzie dostęp do ich komputerów czy telefonów mogą mieć osoby nieupoważnione. Dlatego warto wprowadzić odpowiednie rozwiązania techniczne i proceduralne, które ograniczą to ryzyko.

Należy również pamiętać, że obowiązujące w Polsce przepisy nie dają odpowiedzi, jakie konkretnie obowiązki powinien spełniać pracownik, aby zapobiec wyciekowi danych. Nowelizacja Kodeksu pracy regulująca pracę zdalną również nie da odpowiedzi w tym zakresie. Dlatego też wszelkie szczegółowe procedury bezpieczeństwa powinny być opracowane przez pracodawcę.

Projekt ustawy nie tylko nie przewiduje żadnych wiążących rozwiązań. Uregulowanie kwestii bezpieczeństwa nie zostało nawet wskazane w nim jako jeden z obowiązkowych elementów wewnętrznych przepisów dotyczących pracy zdalnej. Warto jednak szczegółowo uregulować tę kwestię, aby ograniczyć ryzyko wycieku danych, a jeśli mimo tego nie uda mu się zapobiec, aby móc wyciągnąć konsekwencje w stosunku do pracowników, którzy dopuszczą się zaniedbań w tym zakresie.

Wewnętrzne regulacje dotyczące pracy zdalnej

Jak wspomniano powyżej, projekt ustawy nie przewiduje szczegółowych zasad dotyczących zdalnego wykonywania pracy, pozostawiając wiele obszarów do uregulowania w wewnętrznych przepisach prawa pracy. Specyfika konkretnej firmy może wpłynąć na zakres i rodzaj stosowanych rozwiązań (np. jeśli chodzi o ochronę danych poufnych czy monitorowanie wykonywania pracy). Powinny one zostać uregulowane: (i) w porozumieniu zawartym przez pracodawcę z organizacjami związkowymi (jeśli takie działają w danym zakładzie), (ii) w regulaminie pracy zdalnej opublikowanym przez pracodawcę, (iii) indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem lub (iv) w poleceniu pracy zdalnej wydanym przez pracodawcę – w zależności od okoliczności danego przypadku.

Regulacje pracy zdalnej powinny przede wszystkim określać ogólne ramy wykonywania pracy w ten sposób, w szczególności grupy pracowników, które kwalifikują się do pracy zdalnej czy dopuszczalną częstotliwość korzystania z tego rozwiązania (jeśli zasadne jest wprowadzenie takich ograniczeń).

Regulamin powinien również regulować wszelkie kwestie techniczne związane z pracą zdalną, takie jak:

• zasady zwrotu pracownikom kosztów zdalnego wykonywania pracy oraz ustalania ekwiwalentu za korzystanie z prywatnych narzędzi i materiałów i ryczałtu;
• kontrolę zdalnego świadczenia pracy; oraz
• kontrolę miejsca pracy zdalnej pod kątem spełniania warunków BHP.

Jednoznaczne ustalenie powyższych kwestii powinno z jednej strony zarządzić oczekiwaniami pracowników (np. czy kwalifikują się do pracy zdalnej), a z drugiej strony ograniczyć ekspozycję pracodawcy na ryzyko np. ewentualnych przyszłych roszczeń pracowników.

Wskazana w projekcie ustawy lista zagadnień, które powinny być uregulowane wewnętrznie ma charakter otwarty. Oznacza to, że pracodawcy mogą ją uzupełnić o inne kwestie istotne z punktu widzenia danej organizacji (np. o wskazane powyżej zasady ochrony informacji poufnych). Będzie to istotne z punktu widzenia pociągnięcia pracowników do odpowiedzialności w przypadku ewentualnych naruszeń. Należy jednak pamiętać, że wprowadzane wewnętrznie rozwiązania nie mogą pogarszać sytuacji pracowników w stosunku do standardów ustawowych.

***

Przedstawione powyżej założenia opierają się na niedawno opublikowanym projekcie zmian do Kodeksu pracy zastępujących telepracę pracą zdalną. Projekt ten znajduje się dopiero na początku drogi legislacyjnej. Nie można więc wykluczyć, że może on ulec zmianie w trakcie procesu legislacyjnego. Obrazuje on jednak możliwy kierunek regulacji. Należy o tym pamiętać. Konieczne może być bowiem dostosowanie rozwiązań i dokumentów stosowanych w firmie do nowych przepisów.