Praca zdalna – wyzwania i praktyczne rozwiązania

Panująca w kraju sytuacja epidemiczna spowodowała geometryczny wzrost praktycznego znaczenia pracy zdalnej. Jeszcze na początku tego roku dopuszczana przez wielu pracodawców z dużą ostrożnością, z dnia na dzień stała się środkiem zapewnienia ciągłości biznesu w czasie narodowej kwarantanny i nierzadko perspektywą na długofalowe zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności. Z tych względów pracodawcy coraz częściej biorą pod uwagę zwiększenie możliwości świadczenia pracy zdalnej już na stałe. Wiąże się z tym jednak szereg wyzwań prawnych i organizacyjnych, o których należy pamiętać.

Praca zdalna a Kodeks pracy

Pojęcie „pracy zdalnej” jest obce Kodeksowi pracy i brak jest kompleksowej regulacji prawnej w tym zakresie. Praca zdalna była do tej pory bardziej zjawiskiem faktycznym niż prawnym. Należy ją bowiem odróżnić od telepracy, uregulowanej w Kodeksie pracy. Telepracę cechuje bowiem świadczenie pracy regularnie (stale) poza zakładem pracy z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej. Natomiast przez pracę zdalną przyjęło się w praktyce rozumieć incydentalne świadczenie pracy poza stałym miejscem jej wykonywania, bez zmiany umowy o pracę. Przy czym „zdalne” świadczenie pracy nie jest równoznaczne z wykonywaniem jej przy pomocy środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale także offline –  tj. bez ich pośrednictwa. Do tego, do tej pory praca zdalna najczęściej wykonywana była z inicjatywy lub na wniosek pracownika i na zasadzie dobrowolności.

Do przepisów rangi ustawowej „praca zdalna” została wprowadzona dopiero w bieżącym roku Specustawą antykryzysową¹. Regulacja Specustawy, chociaż następczo rozszerzona w Tarczy 4.0², ma jednak charakter tylko częściowy i nie rozstrzyga wielu praktycznych kwestii związanych z wykonywaniem pracy poza biurem pracodawcy. To dlatego, że regulacja ta jest ukierunkowana na realizację nadrzędnego celu Specustawy – przeciwdziałania negatywnym skutkom epidemii COVID-19. Stąd model pracy zdalnej przyjęty w Specustawie różni się od dotychczasowej praktyki w tym zakresie. W rozumieniu Specustawy, praca zdalna jest wykonywana bowiem na polecenie pracodawcy, nie na wniosek pracownika. Przy czym, polecenie pracy zdalnej może zostać wydane wyłącznie w celu przeciwdziałania COVID-19 i obowiązywać tylko przez czas oznaczony. Obecnie jest to okres obowiązywania stanu epidemii albo zagrożenia epidemicznego i kolejne trzy miesiące po ich odwołaniu. Odmowa wykonania tego polecenia może skutkować nałożeniem na pracownika kary porządkowej. Stąd o żadnej dobrowolności mowy być nie może.

W miesiącach wakacyjnych pojawiały się sygnały ze strony Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w zakresie planów uregulowania pracy zdalnej na stałe, w Kodeksie pracy. Brak jest jednak projektu ustawy w tym zakresie czy chociażby zarysu pomysłu. Dlatego ostateczny kształt i kompleksowość tej regulacji pozostają niewiadomą. To samo dotyczy terminu wejścia w życie tych rozwiązań. Ma to istotne znaczenie, biorąc pod uwagę, że wiele firm stosuje pracę zdalną na szeroką skalę od kilku miesięcy, a wiele istotnych kwestii w tym zakresie pozostaje nieuregulowanych.

Jakie obszary mogą zatem stanowić wyzwania dla firm?

Kontrola efektywności pracowników „zdalnych”

Poważne obawy pracodawców dotyczące pracy zdalnej związane są z kwestią efektywności pracy świadczonej zdalnie i możliwości kontroli pracowników wykonujących zadania w tym trybie. Co prawda pracodawcy w obliczu kryzysu gospodarczego mogli odnotować w pierwszym okresie nawet wzrost efektywności pracowników wykonujących pracę zdalnie, ale utrzymanie tej efektywności może stanowić wyzwanie. Świadczenie pracy zdalnej nie zwalnia pracowników z ich podstawowego obowiązku sumiennego i starannego wykonywania pracy, jednak brak codziennego nadzoru może powodować spadek motywacji.

Jednym ze sposobów nadzorowania pracownika na odległość może być wprowadzenie na szerszą skalę monitoringu poczty elektronicznej czy czasu spędzanego przed komputerem i odwiedzonych stron internetowych. Należy jednak pamiętać, że każda forma monitoringu stanowi ingerencję w prywatność pracowników. Dlatego jego wdrożenie powinno być poprzedzone analizą adekwatności stosowanego rozwiązania. Istotne jest także przestrzeganie wymagań formalnych nakreślonych przepisami Kodeksu pracy w tym zakresie. Obecnie obowiązujące przepisy nie przewidują żadnych wyjątków ani szczególnych regulacji dla pracowników „zdalnych” czy „telepracowników”.

Niezależnie od monitoringu, Tarcza 4.0 przyznała pracodawcom uprawnienie do polecenia pracownikom pracującym zdalnie prowadzenia ewidencji wykonanych czynności, uwzględniającej w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania. Rozwiązania przewidziane w Specustawie, w tym Tarczy 4.0, mają charakter doraźny. Jednak utrata mocy obowiązującej przez przepisy Specustawy nie pozbawi firm możliwości korzystania z tego sposobu weryfikacji wykorzystania czasu pracy przez pracowników. Określenie sposobu raportowania wykonanych zadań mieści się bowiem w zwykłym uprawnieniu pracodawcy do wydawania pracownikom poleceń związanych z pracą. Stąd możliwe będzie kontynuowanie rozliczania pracowników z obowiązków wykonywanych w domu na podstawie prowadzonej przez nich na bieżąco ewidencji nawet po zakończeniu epidemii COVID-19.

Zapewnienie narzędzi pracy

Istotnym punktem w dyskusji o kontynuowaniu pracy zdalnej jest zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi potrzebnych do wykonywania pracy oraz określenie zasad korzystania przez pracowników z narzędzi prywatnych. Należy pamiętać, że to pracodawca powinien wyposażyć pracowników w narzędzia i materiały niezbędne do wykonywania pracy. Może to wymagać odpowiedniego przygotowania organizacyjnego ze strony pracodawców, np. zastąpienia komputerów stacjonarnych laptopami.

Specustawa przewiduje obecnie możliwość, aby przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik używał własnych narzędzi lub materiałów. Wprowadzenie tego rozwiązania na potrzeby zwalczania epidemii jest zdecydowanie uzasadnione. Bez tego w niektórych organizacjach nie byłoby praktycznej możliwości wprowadzenia pracy zdalnej ze względu na brak przygotowania organizacyjnego, nawet jeśli rodzaj pracy by na to pozwalał. Należy się jednak liczyć z tym, że w przypadku „docelowego” uregulowania pracy zdalnej ta możliwość zostanie ograniczona. Ponadto, korzystanie z prywatnego majątku pracownika w celach służbowych może wiązać się z koniecznością rozliczenia ponoszonych przez pracownika kosztów z tym związanych (wypłata ekwiwalentów), a przez to – wprowadzenia procedury rozliczania tych kosztów.

Bezpieczeństwo danych

Należy pamiętać, że z wykonywaniem pracy zdalnie wiąże się podwyższone ryzyko wycieku informacji. Pracownicy mogą korzystać przy wykonywaniu obowiązków z nieodpowiednio zabezpieczonych sieci WIFI, w miejscach, w których dostęp do komputera czy telefonu pracownika będą mieć osoby postronne. Dlatego warto wprowadzić odpowiednie rozwiązania techniczne, które to ryzyko ograniczą.

Należy także pamiętać, że aktualnie obowiązujące przepisy nie dają odpowiedzi, jakich konkretnie obowiązków powinien przestrzegać pracownik, aby do wycieku danych nie doszło. Przykładowo, obowiązująca aktualnie Specustawa wskazuje, że pracownik może korzystać z narzędzi niezapewnionych przez pracodawcę, pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa. Warunek ten nie został przez Ustawodawcę doprecyzowany. Dlatego wszelkie szczegółowe procedury bezpieczeństwa powinny być zaprojektowane i zakomunikowane pracownikom przez pracodawcę.

Zgodność z wymogami BHP

Liczne wątpliwości pojawiają się też na tle bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej. Okoliczność, że praca zdalna świadczona jest poza stałym miejscem wykonywania pracy nie modyfikuje obowiązków pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jak ma to miejsce w przypadku telepracy. Regulacje Specustawy co prawda uzależniają dopuszczalność polecenia pracy zdalnej od jej rodzaju i posiadania przez pracownika umiejętności i możliwości technicznych oraz lokalowych do wykonywania takiej pracy, jednak nie przewidują żadnego mechanizmu kontroli i profilaktyki w tym obszarze.

Realizacja obowiązków pracodawcy w zakresie BHP wydaje się w tych okolicznościach bardzo utrudniona, szczególnie w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę z własnego domu – kontrola warunków wykonywania pracy mogłaby wówczas zostać uznana za istotną ingerencję w prywatność pracownika. Z drugiej strony, wykonywanie pracy w warunkach niezgodnych z zasadami BHP może, w skrajnych przypadkach, prowadzić w przyszłości do stwierdzenia choroby zawodowej. Zdalny tryb świadczenia pracy pozostaje też bez wpływu na procedury ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy. Należy liczyć się z tym, że w razie ewentualnego wypadku, zespół powypadkowy może nawet dokonać jego nieprawidłowej kwalifikacji (np. z powodu braku świadków czy braku możliwości przeprowadzenia oględzin).

Regulamin pracy zdalnej

Niezależnie od tego, czy pracodawca poleca pracownikom świadczenie pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19, rozważa wprowadzenie takiej możliwości na wypadek ewentualnych przyszłych kryzysów, czy też dopuszcza stałe zwiększenie elastyczności pracy z wykorzystaniem tego narzędzia, powinien rozważyć uregulowanie zasad wykonywania pracy zdalnej w wewnątrzzakładowych przepisach prawa pracy. W przeciwnym razie, w związku z brakiem szczegółowej regulacji ustawowej w tym zakresie, do pracy zdalnej stosować się będą ogólne przepisy prawa pracy.

Regulamin pracy zdalnej powinien przede wszystkim zakreślać ogólne ramy wykonywania pracy w tych warunkach, w szczególności stanowiska, na których praca zdalna będzie dozwolona, dopuszczalną częstotliwość korzystania z tego rozwiązania, czy miejsca, z których pracownicy mogą świadczyć pracę i minimalne warunki, jakie powinny one spełniać. W regulaminie powinny zostać też uregulowane wszystkie kwestie „techniczne” związane z pracą w trybie zdalnym. Jasne ustalenie powyższych kwestii powinno z jednej strony odpowiednio zarządzić oczekiwaniami pracowników, z drugiej pozwoli ograniczyć ekspozycję pracodawcy na ryzyko np. wycieku danych poufnych czy ewentualnych roszczeń.

¹ „Specustawa antykryzysowa” / „Specustawa” – Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. 2020 poz. 374, 567, 568, 695, 875)

² „Tarcza 4.0” – Ustawa z dnia 19 czerwca 2020 r. o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o uproszczonym postępowaniu o zatwierdzenie układu w związku z wystąpieniem COVID-19 (Dz.U. 2020 poz. 1086)