Programy dobrowolnych odejść. Alternatywa dla zwolnień grupowych.

Przeprowadzenie zwolnienia grupowego wiąże się z koniecznością przestrzegania przewidzianej prawem procedury. W praktyce wywołuje też wiele negatywnych emocji i obaw o przyszłość wśród pracowników. Dlatego wartą rozważenia alternatywą mogą być programy dobrowolnych odejść.

Programy dobrowolnych odejść z każdym rokiem zyskują na popularności wśród polskich pracodawców. Zwykle albo poprzedzają one proces zwolnień grupowych (a bywa, że udaje się nimi całkowicie zastąpić zwolnienia grupowe), albo przewidziane są jako programy długoterminowe (kilkuletnie) mające doprowadzić do ograniczenia zatrudnienia w przypadkach, gdy pilna restrukturyzacja zatrudnienia nie jest konieczna.

Zalety i wady

Zaletą takich dobrowolnych programów jest możliwość adresowania ich także do pracowników objętych ochroną przed zwolnieniami, którzy w innych warunkach zwolnieniem objęci by być nie mogli. Nie można pominąć także aspektu psychologicznego. Łatwiejsze (dla obu stron) jest rozstanie z pracownikiem, który sam chce odejść.

Z drugiej strony, należy pamiętać, że programy dobrowolnych odejść zwykle są dla pracodawcy kosztowniejsze, niż zwykłe zwolnienia grupowe. Nakłonienie pracowników do podjęcia decyzji o odejściu wymaga zaoferowania im stosownej zachęty. Świadczenia, jakie pracownik otrzymałby na podstawie przepisów ustawowych w razie redukcji zatrudnienia raczej nie zachęcą go do tego, aby samodzielnie złożył wypowiedzenie.

W praktyce firmy chcące nakłonić pracowników do dobrowolnego odejścia zwykle oferują wyższe odprawy. Często przedmiotem oferty jest także wsparcie odchodzących pracowników w poszukiwaniu nowej pracy czy zakładaniu własnej działalności gospodarczej.

Wadą programów dobrowolnych odejść jest ograniczony wpływ pracodawcy na liczbę zwolnionych w tym trybie pracowników. Jeśli świadczenia przyznawane na podstawie programu będą mało atrakcyjne, może się okazać, że liczba pracowników, którzy zdecydują się na skorzystanie z niego, będzie mniejsza od zakładanej.

Ograniczony może być także wpływ pracodawcy na to, kto zdecyduje się na odejście. Zwykle najbardziej do skorzystania z programu skłonni są pracownicy z najlepszymi kwalifikacjami, którzy łatwo poradzą sobie na rynku pracy. Takich firma zwykle chce zatrzymać. Przygotowując się do wprowadzenia programu dobrowolnych odejść należy pamiętać o zaadresowaniu takich przypadków – np. precyzyjnym określeniu adresatów programu. W praktyce często dla sfinalizowania odejścia pracownika potrzebna jest zgoda przełożonego. Alternatywą może być takie ukształtowanie benefitów z programu, aby adresowały one przede wszystkim potrzeby wytypowanej grupy docelowej. Nie zawsze takie ukształtowanie pakietu świadczeń będzie jednak możliwe.

Pamiętać jednak należy, że programy dobrowolnych odejść nie zawsze będą adekwatnym rozwiązaniem na redukcję zatrudnienia w firmie. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy pracodawca, np. ze względu na zmianę profilu firmy czy procesu produkcyjnego zdecyduje się na rozstanie ze wszystkimi pracownikami danego działu. W takim przypadku wprowadzanie bardziej kosztownego programu dobrowolnych odejść będzie zazwyczaj mijać się z celem.

Realia prawne

Programy dobrowolnych odejść zostały ukształtowane przez praktykę i nie są aktualnie przedmiotem żadnej szczególnej regulacji ustawowej. Nie wyklucza to w żaden sposób dopuszczalności ich stosowania. Konstruując taki program, należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach.

Zaletą braku regulacji jest większa swoboda pracodawców w kształtowaniu treści programów. Nie jest to jednak jednoznaczne z brakiem jakichkolwiek ograniczeń. Ogólne ramy prawne, w szczególności prawa pracy, znajdą zastosowanie także w tym przypadku. Na przykład dobór adresatów programu nie może opierać się na kryteriach dyskryminacyjnych, takich jak przykładowo narodowość czy wiek pracownika. Pamiętać należy przy tym, że katalog podstaw dyskryminacji jest w Polsce otwarty, a zatem każda przesłanka różnicująca, która nie ma waloru obiektywnego, może okazać się dyskryminująca. Nieskuteczne będzie także pozbawienie pracowników korzystających z programu uprawnień gwarantowanych im przepisami prawa pracy.

Ponadto, postanowienia programu dobrowolnych odejść będą interpretowane w kontekście celu ich wprowadzenia. Celem tym zwykle jest redukcja zatrudnienia w firmie. Stąd sposób skonstruowania warunków programu może przesądzić o większej lub mniejszej samodzielności pracodawcy we wprowadzeniu i stosowaniu programu.

Jeśli program dobrowolnych odejść spełniać będzie przesłanki zastosowania procedury zwolnień grupowych, do jego wprowadzenia konieczna może okazać się współpraca ze stroną pracowniczą (związkami zawodowymi lub wybranymi przedstawicielami pracowników). Przyjmuje się bowiem, że pomimo że w przypadku programów dobrowolnych odejść do rozwiązania umowy o pracę dochodzi na wniosek pracownika, to jednak inicjatorem całego procesu jest pracodawca (pracownik nie zdecydowałby się na odejście, gdyby nie wprowadzenie programu). W takim przypadku o konieczności zaangażowania strony pracowniczej decydować będą kryteria liczbowe oraz ramy czasowe obowiązywania programu.

Opodatkowanie świadczeń z tytułu dobrowolnego odejścia z firmy

Jeszcze kilka lat temu wątpliwości budził status podatkowy świadczeń wypłacanych na podstawie programu dobrowolnych odejść, a konkretnie możliwości skorzystania w ich przypadku ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowych od osób fizycznych (PIT) na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi podstawę do zwolnienia z PIT odszkodowań lub zadośćuczynień, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z postanowień układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów, o których mowa w art. 9 § 1 Kodeksu pracy.

Pierwotnie na podstawie tego przepisu organy skarbowe wydawały rozbieżne interpretacje indywidualne. W celu ujednolicenia stosowania ww. przepisu, 23 czerwca 2016 roku Minister Finansów wydał interpretację ogólną, w myśl której aby świadczenia wypłacane przez pracodawców mogły korzystać z powyższego zwolnienia podatkowego, muszą spełniać łącznie następujące warunki:

• muszą być odszkodowaniem lub zadośćuczynieniem;
• muszą być wypłacane w następstwie zdarzeń, które noszą cechy czynu niedozwolonego lub zawinionego przez pracodawcę;
• do otrzymanego odszkodowania lub zadośćuczynienia nie mają zastosowania wyłączenia, o których mowa lit. a-g w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy PIT (tj. w szczególności nie są to odprawy i odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę, odprawy pieniężne wypłacane na podstawie przepisów Ustawy o zwolnieniach grupowych czy odszkodowania przyznane na podstawie przepisów o zakazie konkurencji).

Przesądza to zasadniczo o tym, że świadczenia przyznawane na podstawie programów dobrowolnych odejść nie podlegają zwolnieniu z PIT i konieczne jest ich opodatkowanie. Powyższe podejście jest co do zasady podzielane w wyrokach sądów administracyjnych.  Obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na ten podatek spoczywa na pracodawcy. Świadczenia związane z dobrowolnym odejściem, jako wypłacane w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, będą natomiast zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne. Z perspektywy danin publicznych, status świadczeń wypłacanych na podstawie programów dobrowolnych odejść jest zatem analogiczny do świadczeń wypłacanych z tytułu zwolnień grupowych.

Przeprowadzenie zwolnienia grupowego wiąże się z koniecznością przestrzegania przewidzianej prawem procedury. W praktyce wywołuje też wiele negatywnych emocji i obaw o przyszłość wśród pracowników. Dlatego wartą rozważenia alternatywą mogą być programy dobrowolnych odejść.

Programy dobrowolnych odejść z każdym rokiem zyskują na popularności wśród polskich pracodawców. Zwykle albo poprzedzają one proces zwolnień grupowych (a bywa, że udaje się nimi całkowicie zastąpić zwolnienia grupowe), albo przewidziane są jako programy długoterminowe (kilkuletnie) mające doprowadzić do ograniczenia zatrudnienia w przypadkach, gdy pilna restrukturyzacja zatrudnienia nie jest konieczna.

Zalety i wady

Zaletą takich dobrowolnych programów jest możliwość adresowania ich także do pracowników objętych ochroną przed zwolnieniami, którzy w innych warunkach zwolnieniem objęci by być nie mogli. Nie można pominąć także aspektu psychologicznego. Łatwiejsze (dla obu stron) jest rozstanie z pracownikiem, który sam chce odejść.

Z drugiej strony, należy pamiętać, że programy dobrowolnych odejść zwykle są dla pracodawcy kosztowniejsze, niż zwykłe zwolnienia grupowe. Nakłonienie pracowników do podjęcia decyzji o odejściu wymaga zaoferowania im stosownej zachęty. Świadczenia, jakie pracownik otrzymałby na podstawie przepisów ustawowych w razie redukcji zatrudnienia raczej nie zachęcą go do tego, aby samodzielnie złożył wypowiedzenie.

W praktyce firmy chcące nakłonić pracowników do dobrowolnego odejścia zwykle oferują wyższe odprawy. Często przedmiotem oferty jest także wsparcie odchodzących pracowników w poszukiwaniu nowej pracy czy zakładaniu własnej działalności gospodarczej.

Wadą programów dobrowolnych odejść jest ograniczony wpływ pracodawcy na liczbę zwolnionych w tym trybie pracowników. Jeśli świadczenia przyznawane na podstawie programu będą mało atrakcyjne, może się okazać, że liczba pracowników, którzy zdecydują się na skorzystanie z niego, będzie mniejsza od zakładanej.

Ograniczony może być także wpływ pracodawcy na to, kto zdecyduje się na odejście. Zwykle najbardziej do skorzystania z programu skłonni są pracownicy z najlepszymi kwalifikacjami, którzy łatwo poradzą sobie na rynku pracy. Takich firma zwykle chce zatrzymać. Przygotowując się do wprowadzenia programu dobrowolnych odejść należy pamiętać o zaadresowaniu takich przypadków – np. precyzyjnym określeniu adresatów programu. W praktyce często dla sfinalizowania odejścia pracownika potrzebna jest zgoda przełożonego. Alternatywą może być takie ukształtowanie benefitów z programu, aby adresowały one przede wszystkim potrzeby wytypowanej grupy docelowej. Nie zawsze takie ukształtowanie pakietu świadczeń będzie jednak możliwe.

Pamiętać jednak należy, że programy dobrowolnych odejść nie zawsze będą adekwatnym rozwiązaniem na redukcję zatrudnienia w firmie. Dotyczy to w szczególności przypadków, gdy pracodawca, np. ze względu na zmianę profilu firmy czy procesu produkcyjnego zdecyduje się na rozstanie ze wszystkimi pracownikami danego działu. W takim przypadku wprowadzanie bardziej kosztownego programu dobrowolnych odejść będzie zazwyczaj mijać się z celem.

Realia prawne

Programy dobrowolnych odejść zostały ukształtowane przez praktykę i nie są aktualnie przedmiotem żadnej szczególnej regulacji ustawowej. Nie wyklucza to w żaden sposób dopuszczalności ich stosowania. Konstruując taki program, należy pamiętać o kilku istotnych kwestiach.

Zaletą braku regulacji jest większa swoboda pracodawców w kształtowaniu treści programów. Nie jest to jednak jednoznaczne z brakiem jakichkolwiek ograniczeń. Ogólne ramy prawne, w szczególności prawa pracy, znajdą zastosowanie także w tym przypadku. Na przykład dobór adresatów programu nie może opierać się na kryteriach dyskryminacyjnych, takich jak przykładowo narodowość czy wiek pracownika. Pamiętać należy przy tym, że katalog podstaw dyskryminacji jest w Polsce otwarty, a zatem każda przesłanka różnicująca, która nie ma waloru obiektywnego, może okazać się dyskryminująca. Nieskuteczne będzie także pozbawienie pracowników korzystających z programu uprawnień gwarantowanych im przepisami prawa pracy.

Ponadto, postanowienia programu dobrowolnych odejść będą interpretowane w kontekście celu ich wprowadzenia. Celem tym zwykle jest redukcja zatrudnienia w firmie. Stąd sposób skonstruowania warunków programu może przesądzić o większej lub mniejszej samodzielności pracodawcy we wprowadzeniu i stosowaniu programu.

Jeśli program dobrowolnych odejść spełniać będzie przesłanki zastosowania procedury zwolnień grupowych, do jego wprowadzenia konieczna może okazać się współpraca ze stroną pracowniczą (związkami zawodowymi lub wybranymi przedstawicielami pracowników). Przyjmuje się bowiem, że pomimo że w przypadku programów dobrowolnych odejść do rozwiązania umowy o pracę dochodzi na wniosek pracownika, to jednak inicjatorem całego procesu jest pracodawca (pracownik nie zdecydowałby się na odejście, gdyby nie wprowadzenie programu). W takim przypadku o konieczności zaangażowania strony pracowniczej decydować będą kryteria liczbowe oraz ramy czasowe obowiązywania programu.

Opodatkowanie świadczeń z tytułu dobrowolnego odejścia z firmy

Jeszcze kilka lat temu wątpliwości budził status podatkowy świadczeń wypłacanych na podstawie programu dobrowolnych odejść, a konkretnie możliwości skorzystania w ich przypadku ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowych od osób fizycznych (PIT) na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT. Przepis ten stanowi podstawę do zwolnienia z PIT odszkodowań lub zadośćuczynień, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z postanowień układów zbiorowych pracy, innych opartych na ustawie porozumień zbiorowych, regulaminów lub statutów, o których mowa w art. 9 § 1 Kodeksu pracy.

Pierwotnie na podstawie tego przepisu organy skarbowe wydawały rozbieżne interpretacje indywidualne. W celu ujednolicenia stosowania ww. przepisu, 23 czerwca 2016 roku Minister Finansów wydał interpretację ogólną, w myśl której aby świadczenia wypłacane przez pracodawców mogły korzystać z powyższego zwolnienia podatkowego, muszą spełniać łącznie następujące warunki:

• muszą być odszkodowaniem lub zadośćuczynieniem;
• muszą być wypłacane w następstwie zdarzeń, które noszą cechy czynu niedozwolonego lub zawinionego przez pracodawcę;
• do otrzymanego odszkodowania lub zadośćuczynienia nie mają zastosowania wyłączenia, o których mowa lit. a-g w art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy PIT (tj. w szczególności nie są to odprawy i odszkodowania z tytułu skrócenia okresu wypowiedzenia umowy o pracę, odprawy pieniężne wypłacane na podstawie przepisów Ustawy o zwolnieniach grupowych czy odszkodowania przyznane na podstawie przepisów o zakazie konkurencji).

Przesądza to zasadniczo o tym, że świadczenia przyznawane na podstawie programów dobrowolnych odejść nie podlegają zwolnieniu z PIT i konieczne jest ich opodatkowanie. Powyższe podejście jest co do zasady podzielane w wyrokach sądów administracyjnych.  Obowiązek pobrania i odprowadzenia zaliczki na ten podatek spoczywa na pracodawcy. Świadczenia związane z dobrowolnym odejściem, jako wypłacane w związku z rozwiązaniem stosunku pracy, będą natomiast zwolnione ze składek na ubezpieczenia społeczne. Z perspektywy danin publicznych, status świadczeń wypłacanych na podstawie programów dobrowolnych odejść jest zatem analogiczny do świadczeń wypłacanych z tytułu zwolnień grupowych.