Rozliczanie dofinansowań do wynagrodzeń pracowników z Tarczy Antykryzysowej

Zbliża się termin, w k tórym przedsiębiorcy, którzy otrzymali dofinansowanie do utrzymania miejsc pracy z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) powinni rozliczyć otrzymane środki. Przepisy Tarczy Antykryzysowej nie zawierają jednak szczegółowych regulacji, jak takie rozliczenie powinno zostać przeprowadzone. Brak jednoznacznych regulacji oraz wystandaryzowanej praktyki w tym zakresie może oznaczać, że rozliczenie środków będzie nawet bardziej wymagające i rodzące więcej ryzyk dla przedsiębiorców niż ich pozyskanie. Od obowiązku rozliczenia dofinansowania nie uchyli się żaden z beneficjentów środków z F GŚP. A w edług statystyk wojewódzkich urzędów pracy, świadczenia na rzecz ochrony miejsc pracy przyznano do tej pory ponad 28 tys. przedsiębiorstw.

O czym zatem należy pamiętać przy rozliczaniu dofinansowania

Przede wszystkim należy dochować przewidzianego przepisami i umową o d ofinansowanie terminu. Nie jest on długi. Beneficjenci mają na udokumentowanie i rozliczenie otrzymanych środków tylko 30 dni od dnia zakończenia pobierania dofinansowania. Niektóre wojewódzkie urzędy pracy same inicjują kontakt z p rzedsiębiorcami, gdy zbliża się termin rozliczenia. Brak kontaktu ze strony urzędu nie powinien jednak uśpić czujności przedsiębiorców. Jest to bowiem jedynie ukłon w s tronę pracodawców, nie wymóg prawny. To na beneficjentach dotacji spoczywa obowiązek ich rozliczenia i to oni obowiązani są podjąć działania w tym zakresie.

Warto wskazać w tym miejscu, że data końcowa na spełnienie powyższych obowiązków jest różna w zależności od tego kiedy został złożony wniosek o p rzyznanie środków i jakiej liczby miesięcy dotyczył wniosek. Nie wszyscy pracodawcy wnioskowali o dofinansowanie w maksymalnej trzymiesięcznej w ysokości. Pierwsi (choć relatywnie nieliczni) rozliczali otrzymane dofinansowania już w maju, jeśli ubiegali się o d ofinansowanie tylko na jeden miesiąc. Zdecydowana większość pracodawców ma to jednak ciągle przed sobą. Dla większości z n ich termin na rozliczenie otrzymanych środków zacznie biec najwcześniej z końcem czerwca.

Spore wątpliwości praktyczne budzi natomiast procedura, jakiej należy dochować przy rozliczaniu środków, a przedewszystkim dokumenty, jakie należy przy tym złożyć. Zgodnie z u mową o w ypłatę świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy ze środków FGŚP, beneficjent powinien złożyć do urzędu pracy: (i) dokumenty potwierdzające prawidłowość wykorzystania otrzymanych środków oraz (ii) dokumenty potwierdzające zatrudnienie pracowników przez cały okres pobierania dofinansowania.

Procedura rozliczenia ani lista konkretnych dokumentów źródłowych nie zostały do tej pory w ystandaryzowane, a podejście poszczególnych urzędów do tej kwestii w ykazuje rozbieżności. Okoliczność ta może być kłopotliwa dla grup kapitałowych, w ramach których poszczególne spółki mają siedzibę w różnych częściach Polski. Praktyka wypracowana w jednym województwie nie musi bowiem znaleźć zastosowania w innym, o czym warto pamiętać przystępując do kompletowania dokumentów.

Część urzędów udostępniła na swoich stronach internetowych wzory dokumentów, z których należy korzystać przy rozliczaniu dofinansowania. Druki te mają jednak jedynie charakter pomocniczy i „doraźny”. Nie są to bowiem oficjalne wzory, a jedynie dokumenty opracowane przez dany urząd. Tu też mogą zatem w ystępować rozbieżności pomiędzy regionami. To również może wygenerować dodatkowe obowiązki administracyjne dla grup kapitałowych. Nie można też wykluczyć, że w razie opublikowania oficjalnych wytycznych i wzorów przed terminem rozliczenia dofinansowania dostępne obecnie dokumenty po p rostu się zdezaktualizują.

Jakie są konsekwencje nierozliczenia lub nieprawidłowego rozliczenia dofinansowania

Realnym ryzykiem, jakie może wiązać się z nierozliczenia lub nieprawidłowego rozliczenia otrzymanych środków jest obowiązek ich z wrotu. Zwrotowi podlegają co do zasady środki niewykorzystane lub w ykorzystane niezgodnie z ich przeznaczeniem. W pierwszej kategorii mieszczą się np. środki niewykorzystane z uwagi na zdarzenia powodujące brak lub zmniejszenie wynagrodzenia pracownika. Tytułem przykładu można tu wskazać pozostawanie przez pracownika na urlopie bez płatnym, czy wypłata zasiłku chorobowego. Przykładem wykorzystania środków niezgodnie z p rzeznaczeniem może być natomiast przeznaczenie dofinansowania przyznanego na konkretnego pracownika innemu pracownikowi (np. w razie zakończenia stosunku pracy z pracownikiem, na którego przyznane było dofinansowanie w toku jego pobierania). Powyższe przypadki mają oczywiście charakter jedynie przykładowy. Przy ustalaniu zakresu i kw oty środków podlegających z wrotowi konieczne jest przeprowadzenie dokładnej i przekrojowej analizy prawnej i faktycznej, uwzględniającej wszelkie okoliczności, jakie wystąpiły w okresie pobierania dofinansowania i mogą mieć przełożenie na wysokość wynagrodzenia pracowników. Przedsiębiorcy powinni mieć także na względzie m.in. takie kwestie, jak: (i) łączenie form pomocy z tarczy antykryzysowej, (ii) wykonywanie pracy w okresie przestoju, (iii) finansowanie wynagrodzenia pracownika z innych środków publicznych, (iv) konkretne składniki wynagrodzenia wypłacane pracownikom w okresie pobierania dofinansowania czy (v) dokładne okresy, za które przedsiębiorca otrzymywał pomoc.

Niewykorzystane środki należy co do zasady z wrócić w w artości nominalnej. Jeżeli jednak środki zostały wykorzystane niezgodnie z ich przeznaczeniem lub z po stanowieniami umowy, będą podlegały zwrotowi w całości lub części wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Na marginesie należy także pamiętać, że rozliczenie środków stanowi de facto pierwszy etap podsumowujący pobieranie dofinansowania. Kolejnym jest kontrola sposobu w ydatkowania środków, która może być przeprowadzona w terminie trzech lat od upływu terminu na rozliczenie dofinansowania. Urząd może skontrolować przedsiębiorcę w zakresie przestrzegania postanowień umowy czy właściwego udokumentowania i wykorzystania środków. Odmowa poddania się kontroli lub brak faktycznej możliwości jej przeprowadzenia zagrożone są poważnymi sankcjami – przedsiębiorcom grozi nawet konieczność z wrotu całości dofinansowania wraz z o dsetkami w w ysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Dlatego tak ważne jest prawidłowe udokumentowanie sposobu i z akresu wydatkowania środków z Tarczy Antykryzysowej już na obecnym etapie.