Uprawnienia pracodawców w zakresie zbierania danych o szczepieniach pracowników przeciwko COVID-19

Wbrew wcześniejszym zapowiedziom polski rząd nie zdecydował się na skierowanie do dalszych prac projektu ustawy wprost przewidującej uprawnienie pracodawców do żądania od pracowników okazania certyfikatu szczepień przeciwko COVID-19. Co brak tej regulacji oznacza w praktyce? Czy uniemożliwia weryfikację faktu zaszczepienia przez pracodawców?

Co na to RODO?

Dane o zaszczepieniu należy niewątpliwie traktować jako dane dotyczące zdrowia w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiej i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – „RODO”. Za takie dane RODO uważa bowiem wszelkie dane osobowe o przeszłym, obecnym i przyszłym zdrowiu fizycznym lub psychicznym osoby fizycznej – w tym o korzystaniu z usług opieki zdrowotnej – ujawniające informacje o stanie zdrowia tej osoby. Informacje o nabyciu odporności na COVID-19 niewątpliwie mieszczą się w tak przyjętej definicji stanu zdrowia.

Z kolei przetwarzanie danych o stanie zdrowia, jako danych szczególnie chronionych jest co do zasady zabronione. Zakaz przetwarzania tych danych nie jest jednak bezwzględny. W RODO zostały bowiem przewidziane w tym zakresie liczne wyjątki. Do stosunków pracy w obszarze certyfikatów szczepień zastosowanie mogą znaleźć następujące z nich:

• zgoda osoby zainteresowanej; oraz
• konieczność przetwarzania danych do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez administratora lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie, m.in. prawa pracy.

Zatem odpowiedzi na pytanie, czy żądanie od pracowników informacji na temat zaszczepienia przeciwko COVID-19 jest dopuszczalne należy naszym zdaniem poszukiwać w przepisach prawa pracy.

Co na to prawo pracy?

Kodeks pracy zawiera katalog informacji, jakich od pracowników i kandydatów na pracowników mogą żądać pracodawcy. Są to m.in. informacje o imieniu i nazwisku, podstawowe dane kontaktowe, informacje o wykształceniu, czy dotychczasowym przebiegu kariery zawodowej. Na tej liście brak informacji na temat stanu zdrowia pracownika. Niektórzy wyprowadzają stąd wniosek, że żądanie od pracowników podania danych na temat stanu zdrowia, w tym procedur medycznych, jakim poddał się pracownik nie jest dopuszczalne.

Należy jednak zwrócić uwagę, że opisany powyżej katalog ma charakter otwarty. Pracodawca może bowiem żądać podania także innych danych osobowych, gdy jest to niezbędne do zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa. Co więcej, chociaż zasadniczo udostępnienie danych osobowych odbywa się na podstawie oświadczenia pracownika, pracodawca ma prawo zweryfikować takie oświadczenia i zażądać okazania dokumentów potwierdzających jego prawdziwość. Czy zatem taka okoliczność występuje w przypadku informacji o szczepieniu i certyfikatu szczepienia?

Naszym zdaniem tak.

Bezpieczne i higieniczne warunki pracy

Po pierwsze, źródło tego uprawnienia pracodawcy leży w przepisach dotyczących odpowiedzialności za zdrowie i życie pracowników.

Prawo pracownika do pracy w bezpiecznych i higienicznych warunkach jest jednym z praw i wolności ekonomicznych chronionych konstytucyjnie obok prawa własności, prawa wolności pracy, prawa do ochrony zdrowia czy prawa do zabezpieczenia społecznego.

Z kolei obowiązek pracodawcy zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy jest jedną z podstawowych zasad prawa pracy. Przy czym pracodawca jest obowiązany chronić zdrowie i życie pracowników odpowiednio wykorzystując osiągnięcia nauki i techniki, a zatem stosując „nowinki” naukowe, nawet wyprzedzając w tym zakresie ustawodawcę.

Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca w szczególności powinien:

• organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki pracy; oraz
• reagować na potrzeby w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa i higieny pracy, a także dostosowywać środki podejmowane w celu doskonalenia istniejącego poziomu ochrony zdrowia i życia pracowników, biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy.

W warunkach pandemii jednym z czynników, jakie pracodawca powinien brać pod uwagę planując pracę jest między innymi ryzyko rozprzestrzeniania COVID-19 wśród personelu.

Dla przykładu, w związku z występującą w Polsce na szeroką skalę pandemią COVID-19 polski ustawodawca wprowadził obowiązek noszenia maseczek między innymi w zakładach pracy, jeżeli w pomieszczeniu przebywa więcej niż jedna osoba, chyba że pracodawca postanowi inaczej. Zatem ostateczną decyzję o sposobie organizacji pracy w tym zakresie ustawodawca zdelegował na pracodawcę.

W tym miejscu należy jednocześnie podkreślić, że przez higieniczne warunki pracy należy rozumieć nie tylko dostęp pracowników do bieżącej wody, czy środków higieny osobistej, ale także komfort pracowników przy wykonywaniu pracy. Wielu pracowników skarży się na dyskomfort, jaki powoduje u nich praca w maseczkach. Dotyczy to w szczególności pracowników, którzy ze względu na specyfikę obowiązków przez cały dzień pracy nie mają możliwości zdjęcia maseczki. Osoby te często decyzję o zaszczepieniu podejmowały właśnie z myślą o możliwości zdjęcia maseczki i pracy w bardziej komfortowych warunkach. Nie dziwi zatem presja zaszczepionych pracowników na luzowanie wewnętrznych obostrzeń w zakresie noszenia maseczek, w szczególności w trakcie obserwowanego latem znaczącego spadku liczby zachorowań.

Decyzja w tym przedmiocie ze względu na jej potencjalne skutki dla zdrowia, a może nawet życia pracowników i ich rodzin, a także odpowiedzialność firmy powinna być podjęta w oparciu o wiarygodne dane. Biorąc przy tym pod uwagę ogólne wytyczne odnośnie do sposobu postępowania pracodawców w zakresie sfery BHP, a także powszechnie dostępne informacje na temat skuteczności szczepień przeciwko COVID-19 i relatywnie znikomym odsetku niepożądanych odczynów poszczepiennych, podejmowanie decyzji o obowiązku noszenia maseczek w zakładzie pracy w oparciu o informację o poziomie zaszczepienia wydaje się najbardziej uzasadnione z perspektywy wiedzy medycznej i racjonalności takiej decyzji.

Na marginesie należy przy tym wskazać, że chociaż sfera bezpiecznych i higienicznych warunków pracy uregulowana jest w prawie pracy. Powyższy komentarz dotyczy nie tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę jako takiej, ale także wykonujących zadania na podstawie umów cywilnoprawnych ze względu na rozszerzoną skuteczność przepisów Kodeksu pracy w tym zakresie.

Pamiętać należy jednak, że przetwarzanie danych osobowych zawsze powinno odbywać się z zachowaniem adekwatnej proporcji. Może się zatem okazać, że nie w każdym przypadku żądanie danych o zaszczepieniu w oparciu o obowiązki pracodawcy w zakresie zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy będzie uzasadnione. Może tak być np. w przypadku pracowników, którzy w toku wykonywania obowiązków nie mają styczności z osobami trzecimi, np. w przypadku osób wykonujących z polecenia pracodawcy pracę stale zdalnie z własnego domu

Zgoda pracownika

Wdrażając RODO w sferze stosunków prawno-pracowniczych polski ustawodawca zdecydował się wprowadzić uprawnienie pracodawcy do przetwarzania danych osobowych pracownika na podstawie jego zgody. Wcześniej instytucja zgody nie była stosowana w polskim prawie pracy. A priori uważano ją bowiem w relacjach pracowniczych za wymuszoną przez pracodawcę ze względu na specyfikę łączącej strony relacji. Po zmianie Kodeksu pracy w tym zakresie zasadność takiej argumentacji wydaje się zatem być ograniczona.

O ile zatem pracownicy przedstawią pracodawcy zaświadczenia o szczepieniu przeciwko COVID-19 dobrowolnie i w każdej chwili będą mogli swoją zgodę cofnąć, pracodawca w sposób uprawniony będzie przetwarzał dane osobowe pracowników w tym zakresie.

Podsumowanie

Biorąc pod uwagę powyższe, naszym zdaniem brak wyraźnego przepisu uprawniającego pracodawcę do żądania podania danych o zaszczepieniu przeciwko COVID-19 nie jest jednoznaczny z pozbawieniem pracodawców takiego uprawnienia. Już teraz można je bowiem wywieść z ogólnych przepisów prawa pracy. Nie dziwi jednak sygnalizowana przez pracodawców potrzeba wyraźnego potwierdzenia biorąc pod uwagę wysokość kary grożących za naruszenie postanowień RODO.

Pamiętać jednak należy, że przed podjęciem decyzji o żądaniu od pracowników organizacji okazania certyfikatów szczepień należy dokonać analizy adekwatności tego mechanizmu w konkretnym przypadku. Może się bowiem zdarzyć, że nie zawsze takie żądanie będzie uzasadnione lub konieczne może okazać się wprowadzenie stosownych regulacji wewnętrznych w tym zakresie.