Zgłaszanie umów o dzieło do ZUS od stycznia 2021

Umowy o dzieło, dotychczas trudno uchwytne dla Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS), już od 1 stycznia 2021 r. będą podlegały oficjalnej ewidencji. W tym dniu wejdą w życie przepisy nowelizujące Ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych[1], które wprowadzają nowy obowiązek sprawozdawczy towarzyszący zawieraniu umów o dzieło. Raportować do ZUS w tym zakresie będą nie tylko podmioty profesjonalne, ale także prywatni zamawiający.

Chociaż w mediach o zgłaszaniu umów o dzieło mówiło się już od kwietnia 2020 r. (przepisy zostały uchwalone w tzw. Ustawie tarczowej 1.0[2], obok instrumentów pomocowych), to dopiero niedawno opublikowano projekt Rozporządzenia[3] zawierający wzór formularza zgłoszeniowego („RUD”). Za jego pomocą płatnicy składek i osoby fizyczne będą z początkiem 2021 r. mieli obowiązek informować ZUS o prawie każdej zawartej umowie tego typu.

Nowe przepisy, choć na pierwszy rzut oka nieskomplikowane, mogą budzić wątpliwości. Ponieważ termin na złożenie w ZUS formularza zgłoszeniowego jest stosunkowo krótki, warto już teraz zapoznać się z odpowiedziami na najważniejsze pytania o nowy obowiązek sprawozdawczy.   

1. Na kim będzie ciążył obowiązek zgłoszeniowy?

Zgodnie z brzmieniem nowego przepisu, płatnik składek lub osoba fizyczna zamawiająca dzieło będą mieli obowiązek informowania ZUS o zawarciu każdej umowy w tym zakresie, jeżeli została ona zawarta z osobą, z którą nie pozostają w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy nie wykonuje się pracy na rzecz pracodawcy.

W pierwszej kolejności, obowiązek zgłoszenia zawartej umowy o dzieło będzie ciążył na płatnikach składek w rozumieniu przepisów Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Przy czym, płatnikiem składek nie zawsze będzie podmiot wyspecjalizowany czy „instytucjonalny”. Katalog płatników składek jest dość szeroki i obejmuje przede wszystkim jednostki organizacyjne i osoby fizyczne związane z innymi podmiotami stosunkiem prawnym stanowiącym tytuł do ubezpieczeń społecznych. Płatnikami składek są m.in. zleceniodawcy w stosunku do zleceniobiorców (o ile z tytułu zawartej umowy zlecenia należne są składki na ubezpieczanie społeczne), osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą w stosunku do osób współpracujących przy prowadzeniu tej działalności czy podmiot, w którym działa rada nadzorcza - w stosunku do członków rad nadzorczych.

Z obowiązku sprawozdawczego wyłączono natomiast tzw. „umowy wewnętrzne” –  zawarte z własnym pracownikiem lub wykonywane na rzecz własnego pracodawcy. Poza tymi „literalnymi” wyjątkami, nowy obowiązek raportowania nie dotknie osób prawnych, które – nawet jeśli prowadzą działalność w ramach spółki kapitałowej – nie mają statusu płatnika składek. Przykładem takiej sytuacji mogą być spółki z ograniczoną odpowiedzialnością o charakterze holdingowym. Jeżeli taka spółka powierzy komuś wykonanie dzieła, to – zgodnie z literalnym brzmieniem przepisów – nie będzie musiała zgłaszać zawartej umowy.

Poza płatnikami składek, obowiązek raportowania został nałożony także na osoby fizyczne. Zatem, jeżeli od 2021 r. będziemy prywatnie zamawiać np. wykonanie projektu aranżacji wnętrza czy namalowania obrazu zawierając z wykonawcą umowę o dzieło, obowiązek raportowania umowy do ZUS też się zaktualizuje. 

2. Kto będzie podlegać zgłoszeniu?

W katalogu podmiotów wykonujących umowy o dzieło zgłaszane do ZUS mieszczą się nie tylko osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, ale także przedsiębiorcy wykonujący dzieło w ramach prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej (B2B). Idąc dalej, z uwagi na brak ograniczeń podmiotowych w zakresie stron tego stosunku prawnego, można zasadnie przyjąć, że raportowaniu podlegać będą też umowy zawierane z osobami prawnymi.

Tak szeroko zakrojony katalog podmiotów podlegających zgłoszeniu nie został odzwierciedlony w projekcie Rozporządzenia. Konsultowany wzór formularza „RUD” służącego do zgłaszania umów o dzieło przewiduje miejsce na wskazanie danych osobowych osób fizycznych (np. PESEL), a nie przedsiębiorców (NIP, KRS). Przypuszczalnie zatem objęcie przepisami podmiotów innych niż osoby fizyczne nie było działaniem zamierzonym przez Ustawodawcę. Za takim wnioskiem przemawia okoliczność, że osoby prowadzące działalność gospodarczą co do zasady podlegają ubezpieczeniom społecznym niezależnie od wykonywanej umowy.

3. Czy umowy o dzieło zawarte przed 1 stycznia 2021 będą objęte obowiązkiem zgłoszeniowym?

Nie. Brzmienie przepisów prowadzi do wniosku, że obowiązek zgłoszeniowy będzie aktualny począwszy 1 stycznia 2021 r. i dotyczy umów zawieranych od tego dnia. Umowy zawarte wcześniej i realizowane po dniu wejścia w życie nowych przepisów nie powinny się kwalifikować do zgłoszenia.

4. W jakim terminie trzeba będzie dokonać zgłoszenia?

Na poinformowanie ZUS o umowie o dzieło zamawiający będą mieli dokładnie 7 dni od dnia jej zawarcia.  

5. W jaki sposób dokonywane będzie zgłoszenie?

Na formularzu ZUS-RUD, którego wzór przedstawiony na stronie Rządowego Centrum Legislacji wraz z projektem Rozporządzenia jest obecnie opiniowany przez stronę społeczną.

6. Jakie informacje trzeba będzie raportować?

Poza danymi identyfikującymi podmiot zamawiający dzieło i jego wykonawcę, projektowany formularz ZUS-RUD wymaga wskazania przedmiotu takiej umowy, liczby zawartych umów o dzieło, dat ich zawarcia oraz rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła.

Warto zwrócić uwagę, że ostatnie dwie z wymaganych informacji mogą nie być znane podmiotowi dokonującemu zgłoszenia. Termin rozpoczęcia i formalnego zakończenia prac nad dziełem nie musi być zbieżny z czasem trwania umowy o dzieło czy terminem jego dostarczenia zamawiającemu. Być może niejasność ta zostanie zaadresowania w ewentualnych zmianach do projektowanego formularza lub następczych praktycznych wskazówkach z ZUS.

7. Dlaczego wprowadzono obowiązek raportowania umów o dzieło?

W uzasadnieniu do projektu Tarczy 1.0 wskazano, że celem wprowadzenia obowiązku zgłaszania umów o dzieło jest umożliwienie ZUS weryfikowania istnienia obowiązku ubezpieczeń społecznych osób wykonujących umowy nazwane umowami o dzieło. Zaznaczono przy tym, że zaproponowana zmiana będzie umożliwiała udostępnianie informacji o umowach o dzieło ministrowi właściwemu do spraw finansów publicznych.

Powyższe zostało powtórzone w uzasadnieniu projektu Rozporządzenia, w którym dodatkowo podnosi się, że ewidencja umów o dzieło może w przyszłości zwiększyć skuteczność pomocy osobom, które obecnie pozostają poza systemem ubezpieczeń społecznych. Szczegóły tego dodatkowego celu nie zostały jednak opisane.

Warto podkreślić, że zgłoszenie umowy o dzieło do ZUS nie wiąże się z obowiązkiem  „oskładkowania” przychodu z takiej umowy. Umowa o dzieło pozostaje bowiem poza katalogiem tytułów do ubezpieczeń społecznych. Zważywszy jednak na – zdaje się – główny cel wskazany przez ustawodawcę, można przypuszczać, że dzięki ewidencji umów o dzieło ZUS będzie mógł łatwiej kontrolować i dokonywać „reklasyfikacji” takiej umowy na inną, rodzącą obowiązki ubezpieczeniowe. Dodatkowo, jeżeli strony umowy o dzieło działają w modelu „odnawialnym” i formalnie, w regularnych odstępach czasu, zawierają kolejne osobne umowy o dzieło, ZUS podczas kontroli będzie miał prawo zakwestionować każdą z nich (do 5 lat wstecz).

8. Jak się przygotować do nowego obowiązku raportowego?

Przede wszystkim warto dokonać przeglądu stosowanego w organizacji wzoru umowy o dzieło, czy na pewno nie zawiera on postanowień typowych dla umów innego rodzaju, np. umowy zlecenia. Niezależnie od tego, warto także dokonać weryfikacji praktyki zawierania umów o dzieło, czy na pewno usługi kontraktowane na podstawie tej umowy kwalifikują się do tej formy współpracy i ewentualnie dokonania stosownych korekt. Pozwoli to ograniczyć ryzyko reklasyfikacji umów o dzieło na wypadek przyszłej kontroli ZUS.