Zwolnienia grupowe. Jak je przeprowadzić? Wskazówki praktyczne

W ostatnich latach zwolnienia grupowe dotyczyły w zasadzie wyłącznie instytucji finansowych, w szczególności banków, które w coraz większym zakresie przechodziły na zdalną (internetową) obsługę klienta. Wydaje się jednak, że rzeczywistość pandemiczna COVID-19 zmieniła tę sytuację. Z podawanych w mediach statystyk dotyczących liczby zwolnień wynika, że liczba osób zgłoszonych do zwolnienia w 2020 roku dwukrotnie przewyższyła analogiczny wskaźnik z roku poprzedniego. Przyczyną tego stanu rzeczy była m.in. pandemia COVID-19. Przewiduje się, że tendencja rosnąca utrzyma się również w 2021 roku. Dotyczy to w szczególności branż najbardziej dotkniętych restrykcjami przeciw pandemicznymi, takich jak turystyka, ale także handlu detalicznego ze względu na powracające ograniczenia w funkcjonowaniu centrów handlowych.

O czym należy pamiętać przeprowadzając zwolnienia grupowe?

Ustawa o zwolnieniach grupowych

Ustawa z 13 marca 2013 roku o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (zwana w skrócie Ustawą o zwolnieniach grupowych) znajduje zastosowanie wyłącznie do pracodawców zatrudniających co najmniej 20 osób na podstawie umowy o pracę. Oznacza to, że mniejsi pracodawcy z jednej strony nie są zobowiązani do przestrzegania szczególnej procedury, gdy zwalniają większą liczbę pracowników, ani do wypłaty odprawy. Z drugiej strony, nie mogą skorzystać z ułatwień w zakresie rozstania lub zmiany warunków pracowników chronionych.

Grupowy charakter zwolnienia

Zwolnienia grupowe mają miejsce, gdy w okresie 30 dni pracodawca rozwiązuje stosunki pracy z przyczyn niedotyczących pracowników co najmniej z grupą:

(i) 10 pracowników w firmach zatrudniających między 20 a 99 pracowników;
(ii) 10% pracowników w firmach zatrudniających między 100 a 299 pracowników;
(iii) 30 pracowników w większych firmach

- w drodze wypowiedzenia lub na mocy porozumienia stron. Porozumienia stron należy uwzględnić na potrzeby obliczania progów, jeśli zawartych w tych warunkach jest co najmniej 5 porozumień. Należy o tym pamiętać, bo praktyka pokazuje, że zwolnienia w trybie porozumienia stron często „umykają” przy zliczaniu zwolnień. Może to skutkować niezastosowaniem procedury zwolnień grupowych, co z kolei rodzi ryzyko uznania zwolnień za dokonane z naruszeniem wymogów formalnych i w związku z tym przeprowadzenia wypowiedzeń niezgodnie z prawem.

Przyczyny zwolnienia

W praktyce przyczyną zwolnienia pracownika będzie albo likwidacja jego/jej stanowiska pracy (jeśli stanowisko zajmowane przez pracownika ma unikalny charakter w organizacji, np. dyrektor likwidowanego działu), albo redukcja etatów (gdy danego rodzaju stanowisk jest więcej, np. szeregowi pracownicy).

Za każdą z tych przyczyn zwykle będą stały dalej idące zmiany w strukturze zatrudnienia (np. właśnie likwidacja działu). Natomiast wskazanie restrukturyzacji zatrudnienia jako przyczyny zwolnienia pracownika, bez wyjaśnienia pracownikowi, jak przekłada się ona na jego indywidualną sytuację, będzie niewystarczające. Tak skonstruowane wypowiedzenie może w razie sporu zostać uznane za wadliwe.

Dodatkowo, wypowiedzenie podyktowane redukcją etatów powinno wskazywać kryteria doboru pracowników do zwolnienia, aby pracownik mógł zrozumieć, według jakiego klucza akurat jego stosunek pracy został wytypowany do rozwiązania. Kryteria doboru do zwolnienia mogą mieć różny charakter. W szczególności mogą dotyczyć wyników i sposobu wykonywania obowiązków przez pracowników. Nie jest także wykluczone kierowanie się względami socjalnymi (np. posiadaniem innych źródeł dochodu). I tak np. choć osiągnięcie uprawnień emerytalnych nie może stanowić przyczyny wypowiedzenia (a gdyby było wskazane jako przyczyna, mogłoby zostać potraktowane jako dyskryminacja ze względu na wiek), tak powszechnie akceptowane jest stosowanie tego czynnika jako kryterium doboru pracowników do zwolnienia.

Wskazywanie kryteriów doboru do zwolnienia przy redukcji etatów nie jest konieczne w sytuacji, gdy pracodawca likwiduje cały dział i zwalnia wszystkich jego pracowników.

Procedura i ramy czasowe

W przypadku osiągnięcia wyżej wymienionych progów zatrudnienia i zwolnienia, przedsiębiorstwo powinno zastosować procedurę zwolnień grupowych. Należy pamiętać, że nieprzestrzeganie procedury zwolnień grupowych prowadzi do ich uznania za niezgodne z prawem.

W przypadku zamiaru przeprowadzenia zwolnienia grupowego, pracodawca powinien przeprowadzić obowiązkową procedurę konsultacji z zakładowymi organizacjami związkowymi (jeżeli takie istnieją) lub przedstawicielami pracowników. Konsultacje powinny dotyczyć możliwości uniknięcia zwolnień grupowych lub zmniejszenia ich skali oraz działań wspierających pracowników objętych zwolnieniami, w tym w szczególności możliwości przekwalifikowania zawodowego lub uzyskania alternatywnego zatrudnienia.

Procedura konsultacji rozpoczyna się od pisemnego powiadomienia przez pracodawcę związków zawodowych (przedstawicieli pracowników) i właściwego powiatowego urzędu pracy o planowanych zwolnieniach. Pracodawca powinien negocjować ze związkami zawodowymi (przedstawicielami pracowników) warunki zwolnienia. Jeżeli u pracodawcy działają związki zawodowe i w toku konsultacji strony dojdą do porozumienia odnośnie do warunków, na jakich przeprowadzone będzie zwolnienie, strony powinny zawrzeć porozumienie w tym zakresie. Na wypracowanie konsensusu strony mają 20 dni. W przeciwnym razie pracodawca może zasadniczo działać sam, uchwalając regulamin zwolnienia (to samo dotyczy przypadku, gdy u pracodawcy nie działa związek zawodowy).

Po ustaleniu zasad zwolnień grupowych, pracodawca zawiadamia o nich właściwy urząd pracy.

Należy też pamiętać, że gdyby zwolnieniem miało być objętych co najmniej 50 pracowników w okresie trzech miesięcy, będzie ono traktowane jako tzw. zwolnienie monitorowane. Oznaczać to będzie, że niezależnie od wymogów wynikających z Ustawy o zwolnieniach grupowych, pracodawca będzie musiał porozumieć się z właściwym urzędem pracy w zakresie oferty mechanizmów ułatwiających pracownikom zdobycie nowej pracy (pośrednictwo zatrudnienia, szkolenia itp.). Co najmniej część z kosztów tych świadczeń może obciążyć pracodawcę, co również należy uwzględnić w budżecie zwolnienia.

Natomiast w Polsce, w przeciwieństwie do niektórych krajów Unii Europejskiej, pracodawca rozpoczynający proces zwolnień grupowych nie ma prawnego obowiązku zaoferowania zwalnianym pracownikom innej pracy. Zatem po ustaleniu warunków zwolnienia można przejść do wręczenia pracownikom wypowiedzeń (czy podpisywania porozumień).

Pamiętać przy tym należy, że jeżeli pracodawca nie zawrze ze związkami zawodowymi porozumienia w przedmiocie warunków zwolnienia, obowiązany będzie przeprowadzić zwykłą konsultację indywidualnych zwolnień w trybie art. 38 Kodeksu pracy. Brak takiej konsultacji stanowić będzie brak formalny procedury skutkujący niezgodnością z prawem wypowiedzenia umowy o pracę.

Skuteczne rozwiązanie stosunku pracy w ramach procedury zwolnień grupowych nie może nastąpić wcześniej, niż po upływie 30 dni od dnia zawiadomienia urzędu pracy o warunkach zwolnienia.

Należy jednocześnie pamiętać, że jeżeli w ciągu 15 miesięcy od przeprowadzenia zwolnienia pracodawca będzie rekrutował pracowników w tych samych grupach zawodowych, pierwszeństwo powinni mieć zwolnieni wcześniej pracownicy.

Ochrona przed zwolnieniem

Ochrona przed wypowiedzeniem modyfikowana jest w przypadku zwolnień prowadzonych w trybie Ustawy o zwolnieniach grupowych. Przy czym należy pamiętać, że ochrona znoszona jest całkowicie tylko w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy. Likwidacja zakładu pracy (np. likwidacja jednego z magazynów), w którym zatrudniony jest pracownik chroniony (np. w wieku przedemerytalnym), będzie niewystarczająca do rozwiązania jego umowy o pracę, jeśli spółka będąca pracodawcą kontynuuje działalność.

Zasadniczo, w ramach zwolnienia grupowego pracownicy objęci ochroną (np. osoby w wieku przedemerytalnym) nie mogą mieć od razu definitywnie rozwiązanej umowy o pracę. Ustawa o zwolnieniach grupowych dopuszcza w ich przypadku jedynie zmianę warunków pracy i płacy. W przypadku, gdy efektem zmiany warunków zatrudnienia jest obniżka wynagrodzenia, pracownikom chronionym przysługiwać będzie dodatek wyrównawczy.

Odprawa

Ustawowe odprawy przewidziane w Ustawie o zwolnieniach grupowych są w porównaniu z innymi krajami Unii Europejskiej niewygórowane. Warto o tym pamiętać w przypadku polskich firm prowadzących działalność także za granicą. Mogą być one bowiem wielokrotnie wyższe niż w Polsce, co będzie wymagało uwzględnienia w budżecie ewentualnych transgranicznych zwolnień.

Wysokość odprawy jest zróżnicowana w zależności od zakładowego stażu pracy danego pracownika w danym zakładzie i wynosi równowartość

(i) jednego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia pracownika, jeśli był zatrudniony w firmie krócej niż dwa lata;
(ii) dwóch średnich wynagrodzeń, jeśli był zatrudniony w firmie przez okres od 2 do 8 lat; oraz
(iii) trzech średnich wynagrodzeń, jeżeli zakładowy staż pracy przekracza 8 lat.

Wysokość odprawy jest dodatkowo ograniczona do poziomu 15-krotności ustawowej płacy minimalnej - w 2021 r. jest to 42.000 PLN. W praktyce natomiast, w toku negocjacji często warunki finansowe zwolnienia są zmieniane. W efekcie, wypłacana pracownikom odprawa jest wyższa od tej wynikającej z przepisów prawa. Świadczenia wypłacane na zasadzie dobrowolności różnią się w zależności od branży i skali podmiotu. W praktyce najczęściej znoszony jest limit 15-krotności wynagrodzenia minimalnego. Niejednokrotnie, pracodawca podwyższa odprawę o dodatkowy jeden miesiąc wynagrodzenia. Niektórzy pracodawcy decydują się podwyższyć odprawę w zależności od zakładowego stażu pracy danego pracownika.

Warto natomiast zwrócić uwagę, że tymczasowe rozwiązania antykryzysowe COVID-19 pozwalają na obniżenie limitu wynagrodzenia do 10-krotności ustawowego wynagrodzenia minimalnego. Dotyczy to pracodawców dotkniętych spadkami obrotów lub istotnym wzrostem obciążenia funduszu wynagrodzeń w okresie obowiązywania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Co do zasady natomiast, dla zastosowania tego rozwiązania, zwolnienie danego pracownika nie musi bezpośrednio wynikać z występowania pandemii COVID-19.

***

W dalszej części cyklu przedstawimy, jak skutecznie komunikować konieczność przeprowadzenia zwolnienia grupowego, jakie są alternatywy dla zwolnień oraz jak się rozstawać z indywidualnymi pracownikami.