Zwolnienia grupowe. Komunikacja zwolnień.

Przepisy Ustawy o zwolnieniach grupowych regulują procedurę, jaka powinna być zachowana przez pracodawcę przy zwalnianiu większe liczby pracowników. Procedura ta przewiduje konieczność informowania strony pracowniczej i konsultowania z nią warunków zwolnienia. Obowiązek ustawowy ograniczony jest jednak wyłącznie do ciał przedstawicielskich pracowników – związków zawodowych lub wybranych w tym celu przedstawicieli, jeśli związki zawodowe w danej firmie nie działają. Ustawa milczy natomiast, jeśli chodzi o to, jak komunikować zwolnienia indywidualnym pracownikom.

Warto jednak pamiętać, że niezależnie od konieczności przeprowadzenia zwolnień grupowych zgodnie z prawem, o powodzeniu całego przedsięwzięcia zadecydować może właśnie sposób jego komunikacji pracownikom. Dla wielu z nich, zwłaszcza tych związanych z firmą przez wiele lat, konieczność poszukiwania nowego zatrudnienia będzie stresującym doświadczeniem. Dlatego od sposobu zaadresowania przez firmę związanych z tym wątpliwości i emocji może zależeć w przyszłości wizerunek firmy jako pracodawcy i jej atrakcyjność na rynku pracy, gdy koniunktura się odwróci.

W praktyce, zwolnienie grupowe jest procesem trudnym nie tylko dla zwalnianych pracowników, ale także dla pracodawcy, który musi to zwolnienie przeprowadzić i zakomunikować. Dlatego tak ważne jest dobre przygotowanie do spotkania z pracownikami (lub ich przedstawicielami).

O czym zatem należy pamiętać?

Komunikacja grupowa

Sposób i forma komunikacji powinny być zawsze dostosowane do odbiorców komunikatu. Osoby prowadzące komunikację powinny być również przygotowane do odpowiedzi na trudne pytania, zadawane przez pracowników, np. co do przebiegu i ram czasowych procesu oraz świadczeń przewidzianych dla pracowników. Jeśli takich odpowiedzi brak, czasami lepiej opóźnić spotkanie z pracownikami niż dać im poczucie, że nie przyniosło im odpowiedzi na najbardziej nurtujące pytania na temat ich przyszłości.

Z drugiej strony, przeciąganie stanu niepewności również nie jest rekomendowane. Zwykle wiadomości o planowanych zwolnieniach rozchodzą się po zakładzie pracy lotem błyskawicy – wcześniej niż życzyłby sobie tego pracodawca. To ma oczywiście negatywny wpływ na wyniki pracy i zaangażowanie zespołu.

Często jedno spotkanie komunikacyjne z pracownikami okazuje się niewystarczające. Zwłaszcza, jeśli pracownicy są zaskoczeni decyzją pracodawcy o redukcji zatrudnienia. W efekcie, mogą nie zadać wszystkich nurtujących ich w związku z procesem pytań. Te zwykle pojawiają się bowiem dopiero po jakimś czasie. Przedstawiciele pracodawcy powinni być zatem dla pracowników dostępni, aby na te pytania odpowiedzieć. Może to pozwolić pracodawcy zarządzić negatywnymi nastrojami w firmie. Warto zatem zaplanować sesje pytań i odpowiedzi w mniejszym grupach lub udostępnić pracownikom dedykowany adres e-mail lub numer telefonu, na który mogą kierować pytania. Pamiętać jednak należy, że wiązać się to może z dodatkowym obciążeniem działu HR. To tam spływać będzie większość pytań dotyczących prowadzonego zwolnienia.

Przygotowując się do komunikacji z pracownikami należy pamiętać przede wszystkim o wyjaśnieniu przyczyn, dla których firma zdecydowała się na tak drastyczne z perspektywy indywidualnych pracowników kroki. Warto też mieć przygotowaną szczegółową odpowiedź na temat działań podjętych przez firmę w celu zapobiegnięcia zwolnieniom. Należy się liczyć z negatywnym odbiorem sytuacji, w której skutki trudnej sytuacji gospodarczej pracodawca przerzuci w całości na pracowników w celu zachowania wyników przewidzianych w budżecie na dany rok.

Pracownikom należy też przekazać informację, według jakiego klucza będą dobierani do zwolnienia. Jasne kryteria w tym zakresie mogą pomóc w zarządzeniu oczekiwaniami pracowników co do ich dalszych losów. Sytuacja wydaje się prosta, gdy pracodawca (np. ze względów technologicznych) decyduje się na zamkniecie danego działu i zwolnienie wszystkich albo większości pracowników przypisanych do niego). Tam, gdzie jednak w grę wchodzi jedynie redukcja części etatów i konieczna jest selekcja pracowników do zwolnienia, należy liczyć się z reakcjami emocjonalnymi, a często brakiem zrozumienia dla decyzji pracodawcy.

Koniecznym elementem komunikacji jest także opis całego procesu zwolnień, w szczególności planowanych ram czasowych, co pozwoli pracownikom na przygotowanie się i poszukiwanie nowego zatrudnienia. Jeśli proces zwolnienia rozłożony jest w czasie, np. zaplanowane jest kilka transz zwolnień – w zależności od rozwoju sytuacji, warto też o tym pracowników poinformować, aby nie byli w przyszłości zaskoczeni.

Należy także pamiętać o przedstawieniu warunków pakietu finansowego oferowanego zwalnianym pracownikom. Z perspektywy zwalnianych pracowników będzie to jedna z najistotniejszych, jeśli wręcz nie najistotniejsza informacja w tej sytuacji.

Jeśli firma podejmuje jakiekolwiek ponadstandardowe kroki mające na celu ułatwienie pracownikom podjęcia nowego zatrudnienia lub rozpoczęcia własnej działalności gospodarczej, czy chociażby podwyższa odprawy, warto aby wyraźnie wybrzmiało to w komunikacji. To tego rodzaju działania rzutują na późniejszą ocenę pracodawcy oraz jego atrakcyjność na rynku pracy.

Spotkania indywidualne

Kolejnym krokiem będą rozmowy z indywidualnymi pracownikami. Wręczanie dokumentów informujących pracownika o zwolnieniu nigdy nie powinno odbywać się na forum. Godziłoby to bowiem w prywatność pracownika.

Rozmowa zasadniczo powinna mieć przebieg taki sam, jak w przypadku rozstawania się z pracownikiem, kiedy przyczyny leżą po jego stronie (np. nienależyte wykonywanie obowiązków); z tą różnicą, że oprócz intencji pracodawcy rozwiązania umowy o pracę i przyczyn za tym stojących należy też wytłumaczyć pracownikowi, jakie okoliczności stały za wytypowaniem jego/jej do zwolnienia.

Podobnie, w rozmowach indywidualnych prowadzonych w ramach zwolnienia grupowego nie musi uczestniczyć przedstawiciel związku zawodowego ani inny pełnomocnik pracownika. Należy jednak pamiętać, że w niektórych krajach „asysta” takiego przedstawiciela lub pełnomocnika w trakcie spotkania, na którym wręczane jest pracownikowi wypowiedzenie jest konieczna. Koordynując proces zwolnień przeprowadzanych w kilku krajach warto zawsze zweryfikować lokalne różnice w tym zakresie.

Warto natomiast, aby po stronie pracodawcy występowały co najmniej dwie osoby mogące zaświadczyć, jaki był przebieg wydarzeń na wypadek wszelkich nieprzewidzianych okoliczności.

Pozostający pracownicy

Na koniec należy także pamiętać o zarządzeniu nastrojami pracowników, którzy pozostali w firmie po zakończeniu procesu zwolnienia. Dla tych osób zwolnienie grupowe również może być trudnym doświadczeniem ze względu na relacje łączące ich ze zwolnionymi pracownikami. Od pracy i zaangażowania osób pozostających w firmie zależeć będzie jej przyszłość. Warto zatem przekazać im informacje na temat planów na przyszłość, aby skupili się oni na realizacji celów i rozwoju firmy.