Rozliczanie dofinansowań do wynagrodzeń pracowników z Tarczy Antykryzysowej

Zbliża się termin, w którym przedsiębiorcy, którzy otrzymali dofinansowanie do utrzymania miejsc pracy z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) powinni rozliczyć otrzymane środki. Przepisy Tarczy Antykryzysowej nie zawierają jednak szczegółowych regulacji, jak takie rozliczenie powinno zostać przeprowadzone. Brak jednoznacznych regulacji oraz wystandaryzowanej praktyki w tym zakresie może oznaczać, że rozliczenie środków będzie nawet bardziej wymagające i rodzące więcej ryzyk dla przedsiębiorców niż ich pozyskanie. Od obowiązku rozliczenia dofinansowania nie uchyli się żaden z beneficjentów środków z F GŚP. A według statystyk wojewódzkich urzędów pracy, świadczenia na rzecz ochrony miejsc pracy przyznano do tej pory ponad 28 tys. przedsiębiorstw.

O czym zatem należy pamiętać przy rozliczaniu dofinansowania
Przede wszystkim należy dochować przewidzianego przepisami i umową o dofinansowanie terminu. Nie jest on długi. Beneficjenci mają na udokumentowanie i rozliczenie otrzymanych środków tylko 30 dni od dnia zakończenia pobierania dofinansowania. Niektóre wojewódzkie urzędy pracy same inicjują kontakt z przedsiębiorcami, gdy zbliża się termin rozliczenia. Brak kontaktu ze strony urzędu nie powinien jednak uśpić czujności przedsiębiorców. Jest to bowiem jedynie ukłon w s tronę pracodawców, nie wymóg prawny. To na beneficjentach dotacji spoczywa obowiązek ich rozliczenia i to oni obowiązani są podjąć działania w tym zakresie.

Warto wskazać w tym miejscu, że data końcowa na spełnienie powyższych obowiązków jest różna w zależności od tego kiedy został złożony wniosek o przyznanie środków i jakiej liczby miesięcy dotyczył wniosek. Nie wszyscy pracodawcy wnioskowali o dofinansowanie w maksymalnej trzymiesięcznej wysokości. Pierwsi (choć relatywnie nieliczni) rozliczali otrzymane dofinansowania już w maju, jeśli ubiegali się o dofinansowanie tylko na jeden miesiąc. Zdecydowana większość pracodawców ma to jednak ciągle przed sobą. Dla większości z n ich termin na rozliczenie otrzymanych środków zacznie biec najwcześniej z końcem czerwca.

Spore wątpliwości praktyczne budzi natomiast procedura, jakiej należy dochować przy rozliczaniu środków, a przede wszystkim dokumenty, jakie należy przy tym złożyć. Zgodnie z u mową o wypłatę świadczeń na rzecz ochrony miejsc pracy ze środków FGŚP, beneficjent powinien złożyć do urzędu pracy: (i) dokumenty potwierdzające prawidłowość wykorzystania otrzymanych środków oraz (ii) dokumenty potwierdzające zatrudnienie pracowników przez cały okres pobierania dofinansowania.

Procedura rozliczenia ani lista konkretnych dokumentów źródłowych nie zostały do tej pory wystandaryzowane, a podejście poszczególnych urzędów do tej kwestii w ykazuje rozbieżności. Okoliczność ta może być kłopotliwa dla grup kapitałowych, w ramach których poszczególne spółki mają siedzibę w różnych częściach Polski. Praktyka wypracowana w jednym województwie nie musi bowiem znaleźć zastosowania w innym, o czym warto pamiętać przystępując do kompletowania dokumentów.

Część urzędów udostępniła na swoich stronach internetowych wzory dokumentów, z których należy korzystać przy rozliczaniu dofinansowania. Druki te mają jednak jedynie charakter pomocniczy i „doraźny”. Nie są to bowiem oficjalne wzory, a jedynie dokumenty opracowane przez dany urząd. Tu też mogą zatem występować rozbieżności pomiędzy regionami. To również może wygenerować dodatkowe obowiązki administracyjne dla grup kapitałowych. Nie można też wykluczyć, że w razie opublikowania oficjalnych wytycznych i wzorów przed terminem rozliczenia dofinansowania dostępne obecnie dokumenty po prostu się zdezaktualizują.

Jakie są konsekwencje nierozliczenia lub nieprawidłowego rozliczenia dofinansowania
Realnym ryzykiem, jakie może wiązać się z nierozliczenia lub nieprawidłowego rozliczenia otrzymanych środków jest obowiązek ich zwrotu. Zwrotowi podlegają co do zasady środki niewykorzystane lub wykorzystane niezgodnie z ich przeznaczeniem. W pierwszej kategorii mieszczą się np. środki niewykorzystane z uwagi na zdarzenia powodujące brak lub zmniejszenie wynagrodzenia pracownika. Tytułem przykładu można tu wskazać pozostawanie przez pracownika na urlopie bez płatnym, czy wypłata zasiłku chorobowego. Przykładem wykorzystania środków niezgodnie z p rzeznaczeniem może być natomiast przeznaczenie dofinansowania przyznanego na konkretnego pracownika innemu pracownikowi (np. w razie zakończenia stosunku pracy z pracownikiem, na którego przyznane było dofinansowanie w toku jego pobierania). Powyższe przypadki mają oczywiście charakter jedynie przykładowy. Przy ustalaniu zakresu i kw oty środków podlegających z wrotowi konieczne jest przeprowadzenie dokładnej i przekrojowej analizy prawnej i faktycznej, uwzględniającej wszelkie okoliczności, jakie wystąpiły w okresie pobierania dofinansowania i mogą mieć przełożenie na wysokość wynagrodzenia pracowników. Przedsiębiorcy powinni mieć także na względzie m.in. takie kwestie, jak: (i) łączenie form pomocy z tarczy antykryzysowej, (ii) wykonywanie pracy w okresie przestoju, (iii) finansowanie wynagrodzenia pracownika z innych środków publicznych, (iv) konkretne składniki wynagrodzenia wypłacane pracownikom w okresie pobierania dofinansowania czy (v) dokładne okresy, za które przedsiębiorca otrzymywał pomoc.

Niewykorzystane środki należy co do zasady z wrócić w wartości nominalnej. Jeżeli jednak środki zostały wykorzystane niezgodnie z ich przeznaczeniem lub z po stanowieniami umowy, będą podlegały zwrotowi w całości lub części wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Na marginesie należy także pamiętać, że rozliczenie środków stanowi de facto pierwszy etap podsumowujący pobieranie dofinansowania. Kolejnym jest kontrola sposobu wydatkowania środków, która może być przeprowadzona w terminie trzech lat od upływu terminu na rozliczenie dofinansowania. Urząd może skontrolować przedsiębiorcę w zakresie przestrzegania postanowień umowy czy właściwego udokumentowania i wykorzystania środków. Odmowa poddania się kontroli lub brak faktycznej możliwości jej przeprowadzenia zagrożone są poważnymi sankcjami – przedsiębiorcom grozi nawet konieczność zwrotu całości dofinansowania wraz z odsetkami w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych.

Dlatego tak ważne jest prawidłowe udokumentowanie sposobu i zakresu wydatkowania środków z Tarczy Antykryzysowej już na obecnym etapie.